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HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-28T12:13:08Z

Jens: /* Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* [[HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#Wolke|Wolke-Ordner]] aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April (Frist kann sich ändern!) für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
*Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
* Ausgaben für fachliche Exkursionen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

== Wolke ==

Die Wolke findet ihr unter [https://wolke.zapf.in/]. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den [[Allgemeines_zum_TOPF|TOPF]].

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr
* Kontoauszüge
* Protokolle der Mitgliederversammlungen
* Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
* Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
* BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
* Den aktuellen Freistellungsbescheid

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-28T11:57:45Z

Jens: /* Wolke */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* [[Wolke-Ordner]] aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April (Frist kann sich ändern!) für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
*Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
* Ausgaben für fachliche Exkursionen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

== Wolke ==

Die Wolke findet ihr unter [https://wolke.zapf.in/]. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den [[Allgemeines_zum_TOPF|TOPF]].

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr
* Kontoauszüge
* Protokolle der Mitgliederversammlungen
* Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
* Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
* BMBF Antrage von vergangen ZaPFen
* Den aktuellen Freistellungsbescheid

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-28T11:56:56Z

Jens:

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* [[Wolke-Ordner]] aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April (Frist kann sich ändern!) für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
*Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
* Ausgaben für fachliche Exkursionen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

== Wolke ==

Die Wolke findet ihr unter [https://wolke.zapf.in/]. Um als Vorstand Zugriff zu bekommen wendet euch an den [[Allgemeines_zum_TOPF|TOPF]].

Im ZaPF e.V. Wolke Ordner findet ihr
* Kontoauszüge
* Protokolle der Mitgliederversammlungen
* Vorlagen und Formulare, z.B. für die Buchführungen und die Mitgliederversammlungen
* Posteingänge, darunter auch die Vereinregistereintragungen
* BMBF Antrage von vergangen ZaPFen

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:58:57Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April (Frist kann sich ändern!) für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
*Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
* Ausgaben für fachliche Exkursionen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:54:06Z

Jens: /* Was ist zuwendungsfähig? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
*Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
* Ausgaben für fachliche Exkursionen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:50:03Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
*Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:49:37Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initiativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen:

*Der Antrag muss bis Ende April für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Für jeden geplanten teilnehmenden Studierenden wird ein Festbetrag in Höhe von bis zu 40,00 Euro pro ganzen Maßnahmetag (An- und Abreisetag zählen halb) als Zuwendung gewährt.
Die Höhe der Zuwendung ist auf einen Festbetrag für maximal 200 Studierende pro Maßnahme und Maßnahmetag und maximal fünf Tage (vier Maßnahmetage) bei 40€ pro Studierenden und Tag begrenzt.
*Ihr solltet ein gewisses Kontingent an Drittmitteln einwerben, eine Vollfinanzierung durch den BMBF gibt es in der Regel nicht.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabensbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:30:02Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und [https://www.dlr.de/pt/Portaldata/45/Resources/dokumente/foerderangebote/Foerderrichtlinie.pdf Förderrichtlinien] findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:28:09Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.
* Die aktuellen Fristen und Förderrichtlinien findet ihr unter [https://www.dlr.de/pt/desktopdefault.aspx/tabid-9471/19680_read-41271]

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:25:25Z

Jens: /* BMBF Antrag aktualisieren */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== BMBF Antrag aktualisieren ====

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist zuwendungsfähig? ====

Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:19:34Z

Jens: /* Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== BMBF Antrag aktualisieren ===

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ====

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-07-27T07:19:03Z

Jens:

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== BMBF Antrag aktualisieren ===

Solange bis ihr den Zuwendungsbescheid vom BMBF bekommt müsst ihr Einnahmen und auch Einsparungen dem BMBF melden.
Wenn ihr danach zusätzliche Sponsoren findet, müsst ihr diese dem BMBF nicht mehr angeben, es gibt vom BMBF aus also keine Einschränkungen wie ihr das Geld verwenden dürft. Zu beachten sind hier natürlich noch die Vorgaben für die Gemeinnützigkeit.
Wenn sich danach noch Einsparungen ergeben, muss nichts zurückgezahlt werden, solange die zuwendungsfähigen Ausgaben höher sind als die Förderung vom BMBF. Wenn man weniger zuwendungsfähige Ausgaben als BMBF Förderung hat, muss die Differenz zurückgezahlt werden.

==== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ====

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen:
* Referentenhonorare,
* Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),
* Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,
* Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,
* Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),
* Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen
Nicht zuwendungsfähig sind in der Regel
* Ausgaben für die Grundausstattung des Antragstellers, wie z. B. Drucker, Kopierer, Wartung, Router etc.
* Personalausgaben für festes Personal,
* Ausgaben für Unvorhergesehenes,
* Ausgaben für Dekoration des Tagungsorts,
* Overheadkosten,
* Ausgaben, die aufgrund von Unfallschäden während einer Maßnahme entstehen
könnten,
* Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm während der Tagung (Künstler, Musiker
etc.),
* pauschale Ausgaben,
* Ausgaben im Zusammenhang mit verbandsinternen Informationsdiensten, Selbstdarstellungen

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten (siehe oben), aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-16T14:03:16Z

Jens: /* Buchführung */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ====

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer (solange diese nicht günstiger sind als Tassen zu leihen)
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten/Material, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des Vereins abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T16:24:55Z

Jens: /* Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ====

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer (solange diese nicht günstiger sind als Tassen zu leihen)
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten/Material, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T16:20:30Z

Jens: /* Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

==== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ====

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten/Material, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:39:36Z

Jens: /* Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten/Material, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:33:17Z

Jens: /* Rechnungen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen für z.B. Anzeigen im Tagungsheft schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:32:48Z

Jens: /* Rechnungen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr Rechnungen schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:25:00Z

Jens: /* Buchführung */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar nicht verboten, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:24:06Z

Jens: /* Buchführung */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des ZaPF e.V. ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:23:54Z

Jens: /* Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des ZaPF e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des e.V. ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:23:27Z

Jens: /* Rechnungen */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des e.V. ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum und der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein, da der ZaPF e.V. aktuell die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt und damit keine Umsatzsteuer zahlen muss. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:20:34Z

Jens: /* Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des e.V. ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum, der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:19:23Z

Jens: /* Buchführung */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF das, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende, sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des e.V. ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum, der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:18:31Z

Jens: /* Buchführung */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF das, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
* Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des eV ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum, der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2019-06-15T15:13:53Z

Jens: /* Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF */

[[Kategorie:HowTo]] [[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Der Verein setzt sich neben seinen Mitgliedern aus verschiedenen Vorständen zusammen. Jeder von ihnen hat bestimmte Aufgabenbereiche, manche von ihnen gehören zur internen Vereinsverwaltung - diese bleiben bestenfalls etwas länger im Verein - andere sind als Finanzbeauftragte ihrer ZaPF Vorstandsmitglied, um BMBF-Anträge ausfüllen zu können und Zugang zum Konto zu haben. Vorstände haften für ihre Arbeit im Verein persönlich. Informiert euch bei eurer Haftpflichtversicherung, ob ihr gegen finanzielle Schäden, die euch entstehen könnten abgesichert seid.

== Vorstandsvorsitz und Stellvertreter*in ==

Diese Seite ist noch im Aufbau! Spontanes To Do Vorstandsvorsitz:
* Einladung zur Mitgliederversammlung
** pünktlich verschicken (siehe Satzung, aktuell 3 Wochen vor Versammlung) WICHTIG! Ansonsten können die neuen Vorstände z.B. nicht offiziell gewählt werden!
** in Textform (z.B. per Email an vorstände@ und mitglieder@)
** unter Nennung der Tagesordnung (diese kann in der Versammlung geändert werden, bis auf den Punkt Satzungsänderungen, s.u.)
* Anträge zur Satzungänderungen 4 Wochen vor der Versammlung an alle Mitglieder und Vorstände verschicken
* Google-Drive Ordner aktuell halten
* Protokoll zeitnah nach der Sitzung fertigstellen und intern verschicken
* Vereinsregistereintragungen durch den Notar vornehmen lassen
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
* Verbändegespräch BMBF: hier lernt man direkt vor Ort alles aktuelle über BMBF-Anträge. Es kann entweder der Vorstandsvorsitz oder eine*r Finanzer*in einer ZaPF hinfahren, wichtig ist, dass die Informationen im Verein landen.
* üblicherweise Sitzungsleitung bei den Mitgliederversammlungen

=== Erhaltung der Gemeinnützigkeit ===
Informationen kann man z.B. unter folgenden Links finden:
*[https://service.hessen.de/html/files/Steuerwegweiser_Vereine_2018.pdf Steuerwegweiser_Vereine_Hessen]
*[https://finanzen.hessen.de/steuern/steuerhinweise-fuer-ehrenaemter-und-vereine Termine_Hessen]

== Kassenwart ==

* Buchführung des Vereins
* Verwaltung und Führung der Konten
* Berichte über Finanz- und Vermögenslage
* alle drei Jahre Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt (nächste: 2018 für Jahre 2015-2017)
** Erstellung der Steuererklärung
** Erstellung der Finanzübersichten
** Vorlagen für die Finanzer und Unterstützung bei der Buchführung

== Vorstand für finanzschwache Fachschaften ==

== Vorstand zur Mitgliederverwaltung ==

== Vorstand als Finanzer*in eurer ZaPF ==
Als Finanzer*in eurer ZaPF seit ihr in den Vorstand gewählt, um Zugriff auf euer ZaPF-Unterkonto zu haben und Spendenquittungen ausstellen zu können. Hierbei habt ihr folgende Aufgaben:

=== BMBF Antrag stellen ===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat einen speziellen Topf (Förderung hochschulbezogener zentraler Maßnahmen studentischer Verbände und anderer Organisationen) zur Förderung solcher studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:

*Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & Winter-ZaPF zusammen gestellt werden.
*Das BMBF fördert nicht alles! (Teilnehmer-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
*Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
*Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
*Meistens läd das BMBF den ZaPF e.V. ein paar Monate vor der Antragsfrist zu einem "Verbändegespräch" ein. Es sollte mindestens eine der Personen, die den Antrag schreiben, dort hin gehen.

Üblicherweise besteht der BMBF Antrag aus der Vorhabenbeschreibung und je einem Kalkulationsblatt zu den beiden antragstellenden ZaPFen. Ihr könnt von den anderen ZaPF e.V. Vorständen oder ehemaligen Orgas alte BMBF Anträge erhalten, an denen ihr euch orientieren könnt. Dabei solltet ihr natürlich beachten, dass sich die Vorgaben wie die Anträge auszusehen haben auch mal ändern.

In die Vorhabensbeschreibung gehört ein allgemeiner Abschnitt, in dem ihr beschreibt, was die ZaPF ist und wie der übliche Ablauf aussieht. Darauf folgt für jede der beiden ZaPFen ein Abschnitt wo ihr einige Arbeitskreise (wo ihr schon wisst, dass diese stattfinden werden) und den genauen Ablauf eurer ZaPF vorstellt. Wichtig ist, dass ihr größere Ausgaben hier erwähnt und kurz begründet. Fachliche Exkursionen sind auch förderfähig, also solltet ihr diese hier auch nennen.

Beim Kalkulationsblatt tragt ihr einfach die Posten aus eurem Finanzplan nach den dort angegebenen Kategorien ein.

Nun könnt ihr den BMBF-Antrag über das Onlineportal des BMBF erstellen. Der dazu benötigte Link wird dem ZaPF e.V. zugeschickt. Der ZaPF e.V. ist dort schon als Antragsteller vorhanden, daher können die Kontaktdaten einfach eingelesen werden.

Am Ende müssen die Dokumente per Post dem BMBF geschickt werden, also plant dafür genug Zeit ein!

=== Was ist BMBF förder-fähig, was nicht? ===

Das BMBF fördert nicht alles, am besten geht ihr zum "Verbändegespräch" oder fragt die Kassenwärte des e.V. für mehr Informationen zu diesem Thema.
Grundsätzlich fördert das BMBF das, was für die sinnvolle Durchführung der ZaPF an sich zwingend notwendig ist, dazu zählen z.B.:
* Verpflegung (solange 5-6€ pro Person und Tag nicht überschritten werden)
* Nicht-alkoholische Getränke sind auch förderfähig!
* Fahrtkosten für die Orga und auch z.B. die Miete eines Transporters
* Versicherungen und Sicherheitsschulungen für die Orga
* Kosten für die Raumnutzung (Seminarräume und Übernachtungsräume)
* Kosten für Referenten
* Kosten für fachliche Exkursionen
* Tagungstickets, falls diese für fachliche Exkursionen oder fürs Pendeln zwischen verschiedenen Tagungsorten/Mensa benötigt werden
Nicht förderfähig sind z.B:
* Tshirts oder Hoodies für Teilnehmer
* Tassen für Teilnehmer
* Kosten für kulturelle Exkursionen
* Kauf von Geräten, falls die Miete günstiger ist

=== Buchführung ===
Eure ZaPF bekommt hoffentlich genügend Geld von BMBF, Spendern, Sponsoren und nimmt außerdem über Teilnehmerbeiträge, Getränkeverkauf und Co. Geld ein. Auf der anderen Seite werdet ihr Ausgaben für Übernachtung, Verpflegung, Materialien, Exkursionen und Co. haben. Da der Verein alle 3 Jahre eine Steuererklärung machen muss, in der nachgewiesen wird, dass wir unsere Mittel gemeinnützig einsetzen, muss über jede Einnahme und Ausgabe Buch geführt werden.
Hierbei gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Ihr bekommt von uns eine GnuCash Vorlage, in denen alle Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien notiert werden. Folgende Dinge sind dabei besonders wichtig:
* Sponsoring != Spende: Wenn ihr eine Gegenleistung vereinbart, zum Beispiel Werbung oder eine Anzeige im Reader, dann handelt es sich um Sponsoring und fällt in den wirtschaftlichen Geschäftsbereich (der ab einer gewissen Höhe versteuert werden muss), Spenden ohne Gegenleisung hingegen fallen in den ideellen Geschäftsbereich und sind damit steuerbegünstigt. Das ist also ein wichtiger Unterschied.
Die Auflistung der Spender mit Logo auf einer Seite im Tagungsheft und auf eurer Homepage ist erlaubt, die Logos dürfen bei Spendern jedoch auf keinen Fall mit einem Link hinterlegt sein, dann macht ihr Werbung für den Spender und es ist damit keine Spende sondern Sponsoring.
* Auch über das Bargeld muss ordentlich Buch geführt werden (auch hierfür gibt es eine Vorlage)
* Falls ihr alles gemeinsam notiert, trennt bitte sauber und nachvollziehbar, welche Einnahmen/Ausgaben über den Verein laufen und welche über euren FSR abgerechnet werden
* Falls ihr nicht BMBF förder-fähige Posten über ein Konto des eV abrechnet, bitte sprecht dies vorher mit einem Kassenwart des eV ab. Generell ist dies zwar möglich, aber hier kann es schnell mit der Gemeinnützigkeit problematisch werden.

=== Rechnungen ===

Wenn ihr die Rechnung schreibt, muss die Steuernummer vom Verein (047 250 95460), Datum, Fälligkeitsdatum, der Satz "Als Kleinunternehmer wird nach § 19 UStG keine Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt" auf der Rechnung enthalten sein. Außerdem müssen alle Rechnungen eine fortlaufende Nummer besitzen.

=== ZaPF-Ordner ===
Neben einer digitalen Kontenaufstellung müssen wir diese auch belegen können, daher fertigt jede ZaPF einen Abrechnungsordner an. In diesen Ordner kommen folgende Dinge:
* Rechnungen/Quittungen: wenn auf Thermopapier ("Kassenzettel") dann inkl. Kopie in DinA4
* Sponsoringverträge
* Mietverträge
* Spendenquittungen in Kopie
* Kassenbuch der Barkasse (Übersicht reicht)
* Gesamtübersicht der Einnahmen/Ausgaben

Nach Abschluss der ZaPF (also nachdem die letzten Rechnungen bezahlt wurden) gehen euer Ordner und die Buchführung an den Kassenprüfer. Dieser überprüft dann, ob alles stimmt und alles für die Steuererklärung und Belegpflicht passend geführt wurde. Wenn alles geprüft wurde und stimmt, könnt ihr aus entlastet werden und habt eure Aufgabe als Vorstand erfolgreich abgeschlossen.

SoSe19 AK Vereinsfinanzen

2019-06-04T08:29:52Z

Jens:

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' Jens (Siegen), [[Benutzer:Andy_Wue|Andy (Würzburg)]], [[Benutzer:Marcus_Mikorski|Marcus (Alumnus)]]
 
Wir bieten an über Vereinsfinanzen zu sprechen. Das beinhaltet einen Austausch darüber, was steuerlich/buchhalterisch getan werden muss, sowie den korrekten Umgang mit Einnahmen und Ausgaben. 
Wir laden dafür alle ein, die entweder bereits in einem Verein tätig sind oder dabei sind einen zu gründen, bzw. die Finanzen eines Vereins übernehmen wollen. Insbesondere sind auch zukünftige ZaPF-Orgas eingeladen, den AK zu besuchen, da wir sicher auch auf die Strukturen des ZaPF e.V. eingehen werden. 
Die konkreten Themen, die angesprochen werden hängen sehr davon ab, wer denn so da sein wird. Mögliche Themen könnten unserer Meinung nach sein:
* Vereinsbuchführung
* wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb/ideeller Bereich/Zweckbetrieb
* Gemeinnützigkeit eines Vereins
* Kassenprüfung
* Vereinsstrukturen
* Hier könnte dein Thema stehen!
* ...
=== Vereinsfinanzen ===

== Protokoll ==

== Zusammenfassung/Ausblick ==

 


<div style="width: 75%; border: 4px solid #F55; padding: 3px 8px 3px 8px; font-size: medium; text-align: left">
'''1.''' Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist ([http://www.fsphysik.uni-tuebingen.de/zapf/ KaOS] oder [https://zapf.wiki/index.php?title=Spezial:Kategorien&offset=&limit=500 Kategorien-Liste]). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([https://zapf.wiki/index.php?title=Kategorie:Unkategorisiertes_Thema&action=edit&redlink=1]). 
'''2.''' Nicht vergessen, bitte die Kategorie <nowiki>[[Kategorie:Vorlagen]]</nowiki> herausnehmen.
</div>

[[Kategorie:Vorlagen]]

[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:SoSe19]]
[[Kategorie:Verein]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:ZaPF e.V.]]

Finanzierungskonsequenzen

2018-11-23T15:13:17Z

Jens:

== Thema:==
Hier geht es in erster Linie um die finanziellen Konsequenzen, die aus der Einführung der neuen Studiengänge und insbesondere aus der Tatsache, dass der Bachelor ein berufsqualifizierender Abschluss ist, resultieren. Ein weiterer Punkt, der in diesem Zusammenhang häufig diskutiert wird, sind studentische Hilfskraftstellen.

== Diskussion:==
Auf der ZaPF in Konstanz wurde erstmals in einem eigenen Arbeitskreis über die Frage nach den finanziellen Konsequenzen durch die Einführung eines Abschlusses nach 6 Semester diskutiert. Bei den meisten Universitäten laufen Versicherungen und BaFÖG wie bisher weiter. Weiterhin stand die Frage im Raum,inwieweit Plätze in Studentenwohnheimen für Masterstudenten verfügbar sein. Es kommt der Vorschlag auf eine Rechtsprüfung in Anspruch zu nehmen, um die Gesetzeslage genau zu klären und es wurde hierzu eine Resolution erarbeitet.

Auf der Sommer-ZaPF 09 fand ein weiterer Austausch über die Studienfinanzierung statt. Es gab einen allgemeinen Austausch über Finanzierungsmöglichkeiten an den einzelnen Universitäten. Ein weiterer wichtiger Punkt waren Voraussetzungen und Regelungen für studentische Hilfskraftstellen an den einzelnen Universitäten. Den Fachschaften wird geraten, sich in ihren Fachbereichen dafür einzusetzen, dass in den Einstellungsvoraussetzungen jeglicher Stellen für Studentische Hilfskräte das Kriterium „abgeschlossenes
Vordiplom“ nicht prinzipiell durch das Kriterium „abgeschlossenes Bachelorstudium“ ersetzt wird. Stattdessen soll sich um Einstellungskriterien bemüht werden, die für die jeweiligen Anforderungen der Stelle angemessen sind. Dies können etwa abgeschlossene Modulteilprüfungen sein.

==Beschluss:==
*Die ZaPF bittet die einzelnen Fachschaften der Physik die Studierenden ihres Fachbereichs auf evtl. finanzielle Konsequenzen für BA-Absolventen aufmerksam zu machen. So ist zweifelhat, ob nach dem berufsqualifizierenden Abschluss noch eine Familienversicherung der Krankenkasse bzw. eine Haftpflichtversicherung über die Eltern möglich ist und noch Unterbringung in Studentenwohnheimen angeboten wird. Weitere Konsequenzen können in der Arbeitswelt durch den Wegfall des Status als ungelernte Arbeitskraft ergeben. (SS 08)

==Arbeitskreise:==
* Konstanz SS 08
* Göttingen SS 09

==Links:==

Finanzierungskonsequenzen

2018-11-23T15:12:38Z

Jens:

Flowchart: Visualisierung und Crosslinking der Schlüsseldokumente zur Akkreditierung

2018-11-23T15:10:57Z

Jens:

Dieser AK ist Teil des AK Prüfungsysteme [https://zapf.wiki/index.php/WiSe13_AK_Pruefungssysteme#Bisherige_Dokumente_der_ZaPF].

== Idee ==

Die Kleingruppe erstellt ein Flowchart welches die Schlüsseldokumente zur Akkreditierung sowie die Verknüpfung zwischen diesen Darstellt.
Es soll eine Orientierungshilfe für Neueinsteiger in die Akkrediterung sein.

Es soll einerseits einen Überblick über die wichtigsten Dokumente bieten und zusätzlich zeigen welche Zusammenhänge zwischen diesen bestehen.

Es soll einen Folge AK im SoSe14 in Düsseldorf geben um das fertige Flowchart vorzustellen und ggf. zu erweitern.

[[Kategorie:WiSe13]]

Übungskonzepte TU Wien

2018-11-23T15:03:44Z

Jens:

== Aus der Mail von Angela ==

Also auf der Tu-Wien wechselt der Modus für die Physikübung jedes Jahr,
einmal haben wir jede Woche einen kurzen Test, das andere Jahr vereinzelte
angekündigte größere Tests. Sonst ist die Übung sehr ähnlich. Jede Woche
werden von den Studierenden Beispiele ausgearbeitet und diese dann von
ihnen selbst in den Tutoriumsgruppen an der Tafel präsentiert. In diesen
Gruppen ist je ein Tutor und ca 30 studierende (die Anzahl bezieht sich
auf die Mitte des Semesters).
Die Tutoren sind meistens studierende aus höheren Semestern, aber auch
vereinzelt Doktoranden. Wenn man sich bei uns für eine Tutoriumstelle
bewirbt, dann tut man das für ein gewisses Fach, also bei uns wird nicht
zugeteilt oder so.
Die Übungsleitung übernimmt meist ein a.o.Prof oder ein
Universitäts-Assistent.
Korrigiert werden bei uns nur die Tests. Die Leistungen an der Tafel
werden direkt vom Tutor beurteilt, und die Anzahl der gekreuzten Beispiele
fließen in die Note ein.
Ab und zu gibt es auch sogenannt Gruppenarbeiten statt den Kurztests bei
denen es darum geht über gewissen Themen in kleinen Gruppen (4-5
Studierende) zu diskutieren und ein paar Beispiele zu lösen.

Die Beurteilung der Tafelleistung ist in jedem fach ganz anders. Z.b. in
Physik, Edyn und Mathematischen Methoden der theoretischen Physik ist es
so, dass man vorrechnet und solange man einen Plan davon hat was man
gerade macht passt alles.
In anderen Fächern wird die Tafelleistung mit einem Prozentsystem
beurteilt. Man bekommt für jede Tafelleistung einen Wert zwischen 0 und 1.
Das Arithmetische Mittel dieser Zahlen wird dann mit der Anzahl der Kreuze
multipliziert und dieser Wert fließt dann in die Note ein.

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Übungskonzepte Linz

2018-11-23T15:03:19Z

Jens:

== Aus der Mail von Wolfgang ==

Bei uns in Linz läuft der Übungsbetrieb ähnlich ab wie in Graz und Wien,
deshalb werde ich mich mit meinen Ausführungen hier etwas zurückhalten.

Übungen werden bei uns vorwiegend vom "Mittelbau" abgehalten (darunter
fallen für mich an dieser Stelle Post-Docs, a.o.Univ.-Profs. und
Ass.-Profs.). Teilweise werden die Übungen aber auch vom Vortragenden
selbst gehalten (also von o.Univ.-Profs.) was ich sehr befürworte, weil
der Vortragende in der Übung dann gleich sehen kann, was in der Vorlesung
verstanden wurde und was nicht. Doktoranden halten bei uns nur selten
Übungen (Personen mit "weniger Ausbildung" generell nicht).

Die Gruppengröße in den Übungen beläuft sich bei uns auf rund 20 Personen,
wobei das ab dem 6./7. Semester meistens eh der gesamte Jahrgang ist ;).

Die Übungen laufen dabei dermaßen ab, dass man eine Woche vorher einen
Übungszettel zum Ausarbeiten bekommt, der in den Übungen durchgerechnet
wird. Vor der Übung muss eine Kreuzerlliste ausgefüllt werden, die
Auskunft darüber gibt, welche Beispiele man gerechnet hat und zu den
angekreuzten Beispielen kann man an die Tafel gerufen werden. Für die
Tafelleistung werden in der Regel (+,o,-) vergeben.
Die Gesamtnote in der Übung setzt sich dann aus Anzahl der Kreuze, der
Tafelleistung und Noten der 2-3 schriftlichen Zwischenprüfungen (jeweils
rund 30 min, schriftlich für alle) zusammen, wobei mir die Gewichtung noch
nie ergründlich war, aber man kann nicht alles haben. ;)
Korrigiert werden die Übungszettel nur in ganz wenigen Ausnahmefällen.
Wenn man also eine richtige Lösung haben will, dann muss man sich darauf
verlassen, dass der/die an die Tafel gerufene StudentIn eine vernünftige
Lösung präsentiert und der/die ÜbungsleiterIn damit einverstanden ist.

Tutorien kann im Prinzip jeder halten, der Interesse bekundet und für den
Fall dass der Vortragende zustimmt. Oft werden aber auch "gute"
StudentInnen (also "Sehr Gut" auf die Abschlussklausur in dem Fach wo er
das Tutorium machen will) von den ProfessorInnen direkt angesprochen.

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Übungskonzepte Göttingen

2018-11-23T15:02:41Z

Jens:

==Übungskonzept in Quantenmechanik I SoSe 2010==

Das Konzept wurde als Pilotprojekt im Sommersemester 2010 für die Übungen zu "Quantenmechanik I" ausprobiert.

Der Übungsbetrieb besteht aus drei Komponenten, an denen die Studenten freiwillig teilnehmen können. Es besteht keinerlei Anwesenheitspflicht. Die drei Komponenten sind

* Präsenzübung
* Tutorium
* Zettelbesprechung

===Präsenzübung===
In kleinen Gruppen von ca. 15 Studenten werden konzeptionelle Anwesenheitsaufgaben mit Unterstützung des Übungsbetreuers bearbeitet und diskutiert. Die Präsenzübungen dauern jeweils eine Zeitstunde und finden einmal die Woche statt. Die Aufgaben werden erst in der Übung ausgeteilt und werden nicht bewertet oder bepunktet. Nach der Bearbeitung der Aufgaben werden diese besprochen und diskutiert.

Die Präsenzübung dient auch der Zuordnung der Studenten zu einem Übungsbetreuer, welcher die Hausaufgabenzettel korrigiert und in der Präsenzübung zurückgibt. Die Hausaufgabenzettel werden jedoch nicht in der Präsenzübung besprochen.

===Tutorium===
Bietet die Möglichkeit zum allgemeinen Fragenstellen zum Vorlesungstoff und zu den Übungsaufgaben. Es sollten stets drei Übungsbetreuer anwesend sein. Bei kleinen Fragen zum alten Zettel ist dies die erste Anlaufstelle.

===Zettelbesprechung===
Ein Übungsbetreuer rechnet den kompletten Hausaufgabenzettel vor und erklärt die Lösungen. Die Zettelbesprechung dauert 2 Stunden und findet einmal die Woche statt. Gedacht für Studenten, die große Probleme mit dem Zettel hatten oder ihn gar nicht bearbeitet haben.

Die Zettelbesprechung war eher eine Notlösung anstelle von Musterlösungen, welche wir uns eigentlich gewünscht hatten.

===Hausaufgabenzettel===
Der Hausaufgabenzettel sollte für eine Bearbeitungszeit von 6 Stunden konzipiert werden. Die Prüfungsvorleistung bestand - wie in Göttingen üblich - aus 50% der Punkte.

===Fazit===
Die Idee des Konzeptes bestand darin, den Studenten mehr Freiheit zu geben, welche Form des Lernens sie wahrnehmen möchten. Aus diesem Grund wurden die einzelnen Elemente in einzelne Termine verpackt. Die Studenten sollten nur an den Terminen teilnehmen, die ihnen am meisten zum Verständnis des Stoffes weiterhalfen.

Das war aber auch gleichzeitig ein Problem, da es vielen nicht möglich war, einige Angebote aus Zeitgründen wahrzunehmen. Insbesondere die Zettelbesprechung war problematisch, da sie nur einmal die Woche an einem festen Termin stattfand.

Es wurde eine Evaluation durchgeführt. Die Resonanz war durchaus positiv, abgesehen von den Terminproblemen. Leider waren die Präsenzaufgaben nicht - wie im Konzept geplant - konzeptioneller Art, sondern reine Rechenaufgaben. Dadurch konnte die Idee einer Diskussion in der Präsenzübung nicht funktionieren.

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Übungskonzepte Graz

2018-11-23T15:00:48Z

Jens:

== Aus der Mail von Katrin ==

Bei uns läuft das mit den Übungen ähnlich wie in Wien,
dh. es gibt zumeist (wobei vereinzelt der Übungsmodus abweicht) Übungsgruppen a 20-30 Leuten die von einem Tutor (Studierende aus einem
Höherem Semester) betreut werden.
[In jüngster Zeit ist auch das Modell mit Dissertant betreut die
Übungen, und Tutoren korrigieren nur die Übungsblätter und Tests
häufiger aufgetreten. Sparen und so :-)]
Die Administration übernimmt zumeist ein Prof bzw. vereinzelt ein
Dissertant. Er/Sie stellt auch die Übungsaufgaben zusammen.
Die Tutoren betreuen die Übung, wobei meist Studierende vorrechnen und
für ihre Rechenleistung Punkte oder ähnliches erhalten.
Die Übungsabgabe erfolgt in der Übungsstunde bzw. muss man vorher
ankreuzen, was man gerechnet hat.
Zumeist erhält man die Übungszettel auch korrigiert zurück (1 Woche
später oder so).
Die Note selbst setzt sich dann aus abgegebenen zetteln, Rechenleistung
an der Tafel und Test(s) zusammen. (Ob es einen oder mehrere Tests gibt
ist sehr unterschiedlich.)

Die Tutoren bewerben sich beim jeweiligen Institut für die Stelle als
Tutor, vereinzelt werden gute Studierende explizit vom Vortragenden
angesprochen, ob sie nicht im nächsten Jahr die Übung betreuen möchten.

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Übungskonzepte Erlangen-Nürnberg

2018-11-23T15:00:11Z

Jens:

==Doppelsteckung==

An unserer Uni gibt es in der Physik seit einigen Jahren ein Modell für die Präsenzübungen, welches sich 'Doppelsteckung' nennt. Dabei wird jede Übung von zwei Übungsleitern betreut.

===Motivation===

Ein Ziel der Doppelsteckung ist, von einer Zentralübung auf Schulart mit einem Übungsleiter, der an der Tafel vor den Üblingen vorrechnet, wegzukommen. Ein anderes Ziel ist, die Gruppengrößen auf deutlich unter 20 zu drücken und die Gelegenheit zu geben, die Üblinge rein in Gruppenarbeit arbeiten zu lassen, mit ein wenig Hilfestellung der Übungsleiter. Da diese zu zwei sind, funktioniert das auch recht gut.

Die Erfahrungen zeigen ganz klar, dass die Idee ziemlich gut aufgeht. Zum einen herrscht eine ganz andere Atmosphäre in den Seminarräumen: kreative Diskussionen in Kleingruppen scheinen deutlich mehr Lernerfolg zu haben, als sich in Sitzreihen zu drücken, wo einzelne (leistunsschwächere) Studierende rasch untertauchen und damit nicht gefördert werden können und letztlich unter den Tisch fallen. Zum anderen liegt der Schwerpunkt nicht darin, (alle) Aufgaben zu lösen und am Ende viele Lösungen zu haben, sondern es geht um die Konzepte, die hinter dem Aufgabenlösen stehen. Diese zu verstehen und aufzunehmen soll in den Übungen vermittelt und anhand einiger Aufgaben ausprobiert werden. Zusätzlich gibt es Vorbereitungsaufgaben, die zu Hause bearbeitet werden können (keine Pflicht).

===Übungsleiter===

Durch die Verkleinerung der Gruppengrößen und Doppelbesetzung der Übungen werden natürlich viel mehr Leute benötigt. Dies ist aber nicht der elementare Grund, weswegen zu einem guten Teil auch (noch) Studierende für Übungsleiterposten gewählt werden. Natürlich sind auch viele Doktoranden dabei, die die benötigten Lehreinheiten ihres Lehrstuhls mit Übungsleiterposten abbauen. Das Argument, Studierende wären nicht so weit vom Stoff entfernt, ist natürlich nicht falsch. Insbesondere in den Anfängervorlesungen werden viele Studierende eingesetzt. Der Stoff ist dort nicht fortgeschritten genug, als dass man trotz gewissenhafter Vorbereitung als höheres Semester aussteigen müsste. Später wird es dann zunehmend schwierig, ausreichend bewanderte Studierende zu finden, um fortgeschrittenere Vorlesungen zu betreuen.

Üblicherweise werden Studierende ab dem 5. Semester als Übungsleiter für Doppelsteckungen angenommen. In diesem Jahr (2011) sind aufgrund des doppelten Jahrgangs in Bayern (Umstellung auf das achtstufige Gymnasium + Aussetzung der Wehrpflicht in Deutschland) auch Studierende ab dem dritten Semester mit am Start. Von der Mathe ist bekannt, dass dort standardmäßig auch Zweitsemester Mathematik die Mathe-Übungen für die Exportvorlesungen (Ingeneurwesen, Wirtschaft usw) halten und ab dem dritten Semester die Erstsemestervorlesungen betreuen.

Wie werden die (Nicht-Dokoranden-) Übungsleiter 'rekrutiert'? Nun, das System funktioniert mit HiWi-Jobs. Die Übungsleiter werden zu einem Stundensatz von 6,80€ (in Bayern; Bachelor-Tarif) als Hilfswissenschaftler angestellt. Üblicherweise werden zwischen 10 und 13 Stunden bezahlt, was letztlich doch einen etwas höheren 'echten' Stundensatz ergibt. Mit Ausnahme von einigen sehr starken Vorlesungen hört man jedoch selten von ernsthaften Schwierigkeiten, ausreichend Übungsleiter für die Übungen zu finden. Die Situation in Erlangen ist so, dass man gänzlich ohne Job leicht in kleinere finanzielle Bedrängnis kommen kann und der Bedarf an HiWi-Jobs meist ausreichend hoch ist.
Ein anderer Punkt ist, dass es sehr nützlich ist, einen Übungsleiterposten anzunehmen, um die eigenen didaktischen Fähigkeiten zu trainieren. Um dies weiter zu unterstützen, bietet die Physik vor jedem Semester ein mehrtägiges (2-3) Seminar an, um den Übungsleiter Methoden für den Übungsbetrieb näher zu bringen.

===Sonstiges===

Wie läuft die Korrektur? Es gibt die genannten Vorbereitungsaufgaben, welche daheim bearbeitet, in der Vorlesung abgegeben und von Übungsleitern korrigiert werden. Dies dient dann auch als Feedback, wie viel die Üblinge können und wo es Probleme gibt. In der Übung kann dann auch alternativ zu den Präsenzaufgaben, noch mal auf die Vorbereitungen eingegangen werden - da sind die Betreuer frei.

Gruppengröße: In der Physik wird darauf geachtet, nicht mehr als 14 Leute in einer Übung zu haben. Mit Verlauf des Semesters pendelt sich normalerweise ein Wert von etwa 12 Leute ein. Da kann man super mit arbeiten!

Evaluation: Die Übungsleiter selber werden nicht namentlich evaluiert. Jeder Professor aber schon. Im Rahmen dieser Evaluation gibt es dann auch vielerlei Möglichkeiten, die Übungen zu bewerten und auch ausführliche Kritiken zu schreiben. Diese Evaluation ist natürlich anonym. Es bietet sich zudem an, in der Übung 2 bis 3 mal im Semester Feedback anzufordern.

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Übungskonzepte Dortmund

2018-11-23T14:59:32Z

Jens:

== Aus der Mail von Shari ==

=== Tutorien für Studenten im 1. und 2. Semester ===
Die Tutorien werden von einem Studenten organisiert, der sich dazu
bereit erklärt hat. Die Auswahl der Tutoren erfolgt über das Dekanat,
bei dem sich meist Dritt-, manchmal auch Fünftsemester bewerben müssen.
Wir bieten Tutorien für die Fächer Höhere Mathematik und Physik an.
Dabei kommen auf 2 Tutoren zwischen 15 und 30 Teilnehmer.

=== Übungsgruppen ===
Die Übungsgruppen werden von Bachelor-/Master- Studenten gehalten, die
mindestens im 5. Semester studieren(in Ausnahmefällen) ,meist jedoch
allerfrühestens ab dem 7. Semester.
2 Übungsgruppenleiter betreuen dabei zwischen 15 und 25 Leute und
stellen die Übungsaufgaben sowie korrigieren die Übungszettel.
Das war jedoch die Situation MIT Studiengebühren.
Inzwischen, (da hab ich mich gerade informiert) geht aus finanziellen
Gründen der Trend dahin zurück, dass Lehrstuhlmitarbeiter, also
Doktoranden, die Übungsgruppen halten.
Außerdem wurde angedacht, dass die Ü-gruppenleiter die Aufgaben
eventuell nicht mehr selbst stellen und/oder korrigieren sollen, sondern
es aufgrund einer sehr hohen Erstsemesterzahl (>400) zusätzliche
studentische Hilfskräfte dafür geben soll. Ob dies momentan durchgeführt
wird, weiß ich nicht.

Um die Organisation der Gruppen kümmern sich meist die lehrenden
Professoren, die dann ihre Informationen an einen "koordinierenden"
Professor weitergeben, der sich mit dem Dekanat abspricht.

=== Evaluation ===
Die Übungsgruppen werden evaluiert, die Tutorien jedoch
nicht.

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Übungskonzepte

2018-11-23T14:59:14Z

Jens:

==Zu dieser Seite==
Auf dieser Seite soll der Zwischenstand der Dauerdiskussion um einen sinnvollen Übungsbetrieb jeweils aktuell dokumentiert werden. Insbesondere dient sie auch dem Ideenaustausch.

==Begriffe==

===Klassische Klausurzulassung===
Jede Woche muss ein Zettel mit Aufgaben zur Vorlesung gerechnet und abgegeben werden. Für richtige Lösungen gibt es Punkte. Eine Mindestzahl an über das Semester erreichten Punkten ist Voraussetzung, um an der Klausur teilnehmen zu können.

==Problemorientierte Analyse des Übungsbetriebes==
In der Debatte um den Übungsbetrieb treten immer wieder die gleichen Probleme zu tage. In diesem Abschnitt sollen Problemfelder (des konventionellen) Übungsbetriebes analysiert werden und (erprobte wie unerprobte) Ideen für einen verbesserten Übungsbetrieb gemäß dieser Problemfelder systematisiert gesammelt werden.

===Problemfelder===
Allzu oft bestehen Übungen daraus, dass alle eine richtige Lösung von der Tafel abschreiben und vielleicht erklärt bekommen. Sinn einer Übung ist aber, dass der Stoff der Vorlesung wiederholt und angewendet wird und insbesondere Ansätze und besonders schwierige Schritte und Aufgaben besprochen werden. Dass dies in der Praxis selten geschieht, liegt vor allem an folgenden Problemen.

====Kommunikation====
Die Kommunikation zwischen den an Vorlesung und Übungen betiligten Personen funktioniert sehr unterschiedlich. Sehr oft verläuft die Kommunikation nur in eine Richtung (Dozent*in → Aufgabensteller*in → Übungsleiter*in → Studierende). Das reicht nicht aus. Insbesondere kommen die Erfahrungen / Diskussionen / Schwierigkeiten aus den Übungen (und auch aus der Vorlesung) fast nie bei den Aufgabensteller*innen an.

* Es muss einen '''systematischen Rückkanal''' geben, der alle einbindet (Dozent*innen, Aufgabensteller*innen und Übungsleiter*innen). Oft sprechen die Dozent*innen direkt mit den Studierenden. Das ist gut, die Aufgabensteller*innen bekommen aber trotzdem meist nichts davon mit.

* Es muss eine '''systematische Erfahrungsweitergabe''' zwischen den verschiedenen Generationen der Aufgabensteller*innen und Übungsleiter*innen geben.

Gefühlte Fachschaftsempirie (müsste man mal wirklich erheben):

* Die Kommunikation ist der fast alles entscheidende Faktor für die Durchfallquote in der Klausur. Im Verhältnis dazu ist die Frage „Klausurzulassung: ja – nein“ irrelevant.

* Eine gute Kommunikation erfordert, dass alle Beteiligten jeweils etwa eine Stunde pro Woche in Absprachen, Treffen etc. investieren.

====Abschreiberei====
Ein Hauptproblem ist das Abschreiben:

* Die Studierenden geben selbst dann nicht ihre eigene Lösung ab, wenn sie eine haben, sich aber nicht sicher sind, ob sie korrekt ist.

* Die Übungsleiter*innen wissen nicht, wo genau die Probleme liegen.

* Studierende sagen und fragen nichts, weil sie Angst haben als Abschreiber*innen aufzufliegen.

→ '''Das System darf keinen Anreiz zum Abschreiben bieten.'''

====Fehlerkultur====
Die Fehlerkultur ist oft dürftig. Was oft fehlt, ist:

* Aufmerksamkeit für falsche Lösungen. Warum ist sie falsch? Was ist dennoch daran richtig? Welches Wissen hat gefehlt zur Lösung der Aufgabe?

* Eine Fragekultur, bei der es nicht peinlich ist, sondern als hilfreich gilt, banale Fragen zu stellen.

* Möglichkeit und Anregung der Studierenden, sich auf die Übung vorzubereiten und sich Fragen zurecht zu legen. (Das funktioniert nicht, wenn sie erst während der Übung ihre Zettel zurück bekommen.)

====Sinnkrise====
Oft ist für Studierenden der Sinn der Aufgaben nicht nachvollziehbar. Dann bleibt nur: „Mach mal, was Papa sagt, irgendwann wirst du schon noch merken, wofür es gut war.“ oder „Ich kann zwar nichts damit anfangen, aber ich brauche die Zulassung.“ Beides ist ein echter Motivationskiller.

Die Art, in der Übungen korrigiert werden, strahlt zudem oft schon kulturell aus, dass es nur um Benotung ginge, dass die Studierdenden weder etwas von der Korrektur haben, noch dass die Ergebnisse für irgendjemand anderen von Relevanz wären.

Relevant sind:

* Transparenz des Sinnes der Aufgaben

* Lerntipps statt Bewertungen

* Bedeutung des Vorlesungsinhaltes klären / zur Debatte stellen

* Studierenden ermöglichen, eigenen Fragen nachzugehen / sie zur Diskussion zu stellen

====Sandkasten====
Die Aufgaben der Studierenden haben in der Regel keine Bedeutung außer erstens Knobelaufgaben zu sein, an denen man etwas lernt, und zweitens der Bewertung zu dienen. Wenn das erarbeitete Produkt dagegen für etwas nützlich wäre, würde dies die Motivation deutlich erhöhen.

===Sammlung von Lösungsideen===
{| class="wikitable sortable" style="font-size: 60%;"
|-
! Maßnahme
! Erläuterung
! style="width:3em"| Fürs Problem "Kommunikation"
! style="width:3em"| Fürs Problem "Abschreiberei"
! style="width:3em"| Fürs Problem "Fehlerkultur"
! style="width:3em"| Fürs Problem "Sinnkrise"
! style="width:3em"| Fürs Problem "Sandkasten"
! Varianten
! Ansprechpartner
! Anmerkungen
|-
| Verbesserung der Betreuungsrelation
| individuellere Betreuung
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
|
* durch Teamteaching / zwei Ü-Leiter*innen gleichzeitig oder
* kleinere Übungsgruppen
| -
| Doppelbesetzung ("Doppelstreckung") [https://zapf.wiki/%C3%9Cbungskonzepte_Erlangen-N%C3%BCrnberg erfolgreich erprobt] in Erlangen-Nürnberg
|-
| Ersatzpunkte fürs Vorstellen falscher Lösungen
| Wer in der Übung falsche Lösungen oder Teillösungen von aufgaben vorstellt, bei denen er Punktabzug bekommen hat, bekommt trotzdem die vollen Punkte
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral (entschärft die Lage ein bisschen)
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| -
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| Präsenzübungen
| Aufgaben werden während der Übung gelöst
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls Ersatz für klassische Klausurzulassung
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
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* Ist in vielen Varianten faktisch mit Anwesenheitspflicht verbunden, die z.B. in NRW verboten ist
* Die Übungen dauern normalerweise nicht so lange, wie man zum Rechnen von Zetteln braucht. Präsenzübungen können also nicht das normale Zettelrechnen ersetzen. Hat man beides, ist unklar, wann die Hausaufgaben besprochen werden sollen. Dieses Problem lässt sich nur durch eine erhebliche Ausdehnung der Dauer der Übungen lösen und kostet dementsprechend Geld
* Wurde in der Kölner Mathematik erprobt. Dabei hat sich die Gefahr gezeigt, dass es passieren kann, dass alle einzeln stumm vor Aufgaben sitzen, zu unterschiedlichen Zeiten damit fertig werden, die einen zu früh, die anderen zu spät und am Ende einfach eine der Lösungen an die Tafel geschrieben wird. Das kann man sich dann auch sparen bzw. zu Hause machen. Präsenzübungen machen nur Sinn, wenn sie wie Schulunterricht gestaltet sind, als Stillarbeit sind sie Verschwendung wertvoller Übungszeit.
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| Unterstützung beim Selbstlernen
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* Keine festen Gruppen, sondern in Bereitschaft stehende Übungsleiter*innen, die Fragen zu bestimmten Themen beantworten. Die Fragen können schriftlich eingereicht werden und werden schriftlich konkret beantwortet. (Das Verschriftlichen der eigenen Frage geht mit erheblicher Sortierung einher und ist erfahrungsgemäß sehr produktiv.)
* Die Studierenden können komplett selbst einteilen, wann sie was machen.
* Fertige Übungen können zur Korrektur abgegeben werden
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| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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* Ist eine Frage einmal beantwortet worden, wird sie nicht wieder beantwortet. Studierende müssen sich die Antwort dann bei ihren Kommiliton*innen organisieren, sodass sie miteinander reden müssen.
* Aufteilung der üblichen Übungen in Teilveranstaltungen zu bestimmten Fragen
* Weitere Unterstützung durch z.B.:
** Viele Aufgaben mit verschiedenen (gekennzeichneten) Zielen, aus den die Studis selbständig auswählen können (siehe auch "Lernziele erläutern" und "Fließtext-Feedback")
** Literaturhinweise zu jeder Aufgabe
** Vorlesungsaufzeichnungen
** Programmiertes online-Lernen
* Light-Versionen: Übliche Übungen +
** Extra-Tutorien
** Frage- und Sprechstunden
** Möglichkeit, Fragen zum nächsten Zettel in der Übung zu stellen
| -
| Einerseits werden die Studierenden dazu erzogen zu reflektieren, wo sie nicht weiter kommen, andererseits werden sie nicht herausgefordert, sich auf die Lösungen / Probleme ihrer Kommiliton*innen einzulassen
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| Quizz
| Studierende müssen mittels Abstimmgeräten / passenden Webseiten / Papiertests in die Vorlesung / die Übung personalisiert eingestreute Fragen beantworten, die eine Beschäftigung mit den Zetteln der vergangenen Woche voraussetzen. Richtig beantwortete Fragen bringen Bonuspunkte für die Klausur.
| style="background:#FFEBAD" | hilfreich, je nach Art der Fragen / Auswertung der Ergebnisse
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls Ersatz für klassische Klausurzulassung
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| in Frankfurt wird ein Teil der Klausurzulassung über ein Quizz in den Übungen erworben
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* eignet sich ggf. als Ersatz für Klausurzulassungen
* Gerüchten zufolge an US-Unis erfolgreich im Einsatz
* Steigert zusätzlich die Motivation, die Vorlesung zu besuchen
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| Bonuspunke für Vorlesungsfragen
| Wer in der Vorlesung eine Frage stellt, bekommt dafür 1 Bonuspunkt in der Klausur. Die Zahl der auf diese Art pro Person maximal erwerbbaren Bonuspunkte ist gedeckelt (alle Bonuspunkte „eingelöst“ könnte etwa einer Frage alle X Minuten entsprechen).
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls Ersatz für klassische Klausurzulassung
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| -
| -
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* eignet sich ggf. als Ersatz für Klausurzulassungen
* Steigert zusätzlich die Motivation, die Vorlesung zu besuchen
* Anreiz / Herausforderung sowohl für Lehrende als auch für Studierende, aus dem überkommenen Konzept "V orlesung" zumindest ein bisschen auszubrechen
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| Miniprojekte
| Studierende erarbeiten Kurzvorträge / -ausarbeitungen zu Fragen am Rande des Vorlesungsstoffes. Z.B. "Populärwissenschaftlicher Zeitungsartikel über die Verleihung des Nobel-Preises an X." oder "Kurzreferat über die politische Debatte über Kernfusion".
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls Ersatz für klassische Klausurzulassung
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| -
| fs-physik@uni-koeln.de
|
* eignet sich ggf. als alternativer Weg, Klausurzulassungen zu erwerben
* im laufenden Einsatz
|-
| Learning by Teaching
| Physik-Studierende gestalten und halten unter fachlicher Aufsicht eine Art Schulunterrichtsstunden für Physik-Nebenfach-Studierende
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| Veranstaltungen für Schüler*innen (z.B. im Rahmen von Girls' Days etc.) statt für Nebenfachstudis machen
| fs-physik@uni-koeln.de
* Erprobt, evaluiert und mehrfach weiterentwickelt. Siehe [http://www.dpg-verhandlungen.de/year/2016/conference/hannover/part/dd/session/3/contribution/4] und [http://www.dpg-verhandlungen.de/year/2016/conference/hannover/part/dd/session/5/contribution/42]
* eignet sich ggf. als alternativer Weg, Klausurzulassungen zu erwerben, kann u.U. die Klausur auch komplett ersetzen
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| Wiederholung des Vorlesungsstoffes
| Studis präsentieren Wiederholungen von Teilen des Vorlesungsstoffes in alternativer Form und unter fachlicher Aufsicht für ihre Kommiliton*innen. Ggf. stellen sie dabei zur Debatte, was sie selbst nicht verstanden haben oder ihnen bei der Vorbereitung besondere Schwierigkeiten bereitet hat.
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls Ersatz für klassische Klausurzulassung
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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* zu Beginn der Vorlesung
* in der Übung
* in gesonderten Tutorien
* kann auch durch Ü-Leiter*in erfolgen, dann aber eher witzlos
| -
| eignet sich ggf. als alternativer Weg, Klausurzulassungen zu erwerben
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| Klausurzulassungen abschaffen
|
* ermöglicht ehrliche Abgaben
* fordert heraus, den Übungen einen neuen, fachbezogenen Sinn zu geben
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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| Klausurzulassungen nicht ersatzlos abschaffen, sondern durch was anderes ersetzen / Alternative Wege für Klausurzulassungen parallel ermöglichen
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* Was, wenn dann mehr Studis durch die Klausuren fallen? Hängt sehr von den übrigen Rahmenbedingungen (Zahl der Klausurversuche etc.) ab, ob das ein Problem ist.
* Bislang keine systematischen Versuche bekannt. Es gibt zwar welche, aber unklar, welche Effekte sonstige Rahmenbedingungen haben (Umstellung von heute auf morgen, Leistungsdruck in anderen Studienbereichen, Qualität der Lehre). In vielen Diplomstudiengängen gab es gute Erfahrungen ohne Klausurzulassungen (z.B. in Potsdam und Köln), aber es ist unklar, inwiefern die sich 1:1 auf BaMa-Studiengänge übertragen lassen.
* In Dresden gibt es Klausurzulassungen nur bei den Mathevorlesungen
* Ist es nötig / richtig Studierende zu ihrem Glück zu zwingen?
* siehe auch [[Media: Stellungnahme_Klausurzulassungen_und_Praktika_final_FS-Physik.odt | Stellungnahme der Kölner Fachschaft für die Abschaffung von Klausurzulassungen]]
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| Klausurzulassung durch "sinnvolles Bearbeiten"
| Falsche Lösungen / Sackgassen zu erläutern muss auf jeden Fall auch als "sinnvoll" gelten.
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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|
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* fs-physik@uni-koeln.de
* Würzburg?
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* Kriterium "sinnvoll bearbeitet" mitunter willkürlich
* erfolgreich erprobt und im Einsatz
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| Studi-Aufgaben
| Studierende stellen eine eigene Aufgabe, welche in der Übung gemeinsam bearbeitet oder Teil des nächsten Übungsblattes wird.
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| Meta-Aufgaben
| Aufgaben, die auf den Sinnzusammenhang der Gesamtvorlesung zielen, z.B.: „Warum wurde die Lagrange-Mechanik erfunden, wenn man schon die Newtonsche Mechanik hatte?“ „In der Vorlesung haben wir das xy-Experiment gezeigt. Warum braucht man einen so komplizierten Aufbau? Recherchiere / denke dir 3 Alternativaufbauten aus und diskutiere ihre Vor- und Nachteile.“ „Kapitel 4 der Vorlesung hat nun 4 Wochen gedauert. Was denkst du, warum so viel Zeit darauf verwendet wurde? Hältst du das selbst für sinnvoll?“
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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| -
| -
| Wenn viele Übungsleiter*innen solche Fragen selbst nicht beantworten können, ist das egal. Sie werden ja die Antworten der Studierenden sehen und man kann gemeinsam daran lernen.
|-
| Bonuspunkte für Abgaben
| Erfolgreiche Bearbeitung der Zettel ergibt Bonuspunkte in der Klausur.
| style="background:#FFEBAD" | neutral
| style="background:#F5A9BC" | kontraproduktiv in der klassischen Form und bei zu "wertvollen" Bonuspunkten, kann bei richtiger Gestaltung das Abschreibe-Problem aber auch gegenüber der klassischen Klausurzulassung entschärfen. Siehe Varianten und Anmerkungen
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| style="background:#FFEBAD" | neutral
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| Wird eine Mindestpunktzahl erreicht, bekommt man eine feste Zahl an Bonuspunkten in der Klausur. Dies lindert den Abschreibe-Anreiz auf das Maß der klassischen Klausurzulassung. (LMU München)
| u.a. fs-physik@uni-koeln.de
|
* Lindert den Druck, jede Woche etwas abliefern zu müssen
* Bei klassischer Klausurzulassung ist der Anreiz abzuschreiben vorbei, sobald genügend Punkte erreicht sind. Bei Bonuspunkten statt klassischer Klausurzulassung existiert der Anreiz abzuschreiben bei allen Studis bis zum Ende des Semesters.
* Vielfach im Einsatz
* Evaluation in Köln hat gezeigt, dass es sehr davon abhängt, wie viel die Punkte wert sind. Es gibt sehr gute Erfahrungen, wenn durch die Bonuspunkte zwischen 5 und 10 % der Klausurpunkte erreicht werden können. Sind die Bonuspunkte mehr wert, führt es zur problematisierten Abschreiberei und dem Leistungsdruck, der eigentlich verhindert werden soll. Dennoch reicht dies als Anreiz offenbar aus. Es wurden deutlich mehr Übungen und auch bis zum Semesterende abgegeben als bei herkömmlicher Klausurzulassung. Es wurde auch weniger abgeschrieben und in der Folge mehr in den Übungen diskutiert. Die Entwicklung wurde von studierenden wie Dozierenden sehr positiv bewertet, die klausurergebnisse waren deutlich besser als sonst. Noch niedrigere Wertigkeit der Punkte wurde bisher (Stand 2017) nicht erprobt.
|-
| Fließtext-Feedback
| Fließtext-Feedback statt Punkten ermöglicht Lernen aus Fehlern. Beispiele: „Wenn du Sachen so und so aufschreibst, verrechnest du dich weniger leicht.“ „Du hast folgenden Denkfehler gemacht: ...“ „Du hast den Unterschied zwischen x und y nicht richtig verstanden.“ „Lies nochmal Kapitel 5 in der Vorlesung nach.“ „Kann es sein, dass dir Mathegrundlagen in abc fehlen? Schau mal in Kapitel 3 von Buch x.“ „Fokussiere dich bei den nächsten Zetteln mal auf Aufgaben, die mit ghj gekennzeichnet sind.“ (siehe "Lernziele erläutern")
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
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| -
| -
| Erprobt in der Geographie in Köln. Dortige Regel: Unter jeden Zettel kommen mindestens 3 Sätze mit individuellen Tipps, Punkte werden nur in Ausnahmefällen gegeben. Die Einführung des Fließtext-Feedbacks war Teil eines Maßnahmenpaketes mit dem Ziel jede Form von Klausurzulassungen abzuschaffen. Es herrscht Konsens darüber, dass sich Gesamtpaket bewährt hat, die Qualität der Abgaben ist deutlich gestiegen, die befürchteten negativen Effekte des Verzichtes auf die Klausurzulassungen sind nicht eingetreten.
|-
| Musterlösungen
|
* Musterlösungen geben Zeit, in der Übung gezielt bestimmte Fragen / Fehler zu diskutieren
* Zusammen mit den Korrekturen vor der Übung zugänglich gemacht ermöglichen Musterlösungen, beides miteinander zu vergleichen, um Fragen zu überlegen.
* Dann konzentrieren sich die Leute auf die Übung, statt während der Übung in den Korrekturen herum zu blättern
* gilt ggf. auch für Musterlösungen
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| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls durch Studis erstellt und dann Ersatz für klassische Klausurzulassung
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls durch Studis erstellt
| style="background:#B9FFC5" | hilfreich, falls durch Studis erstellt
|
* durch Studis erstellt
* durch Ü-Leiter*innen erstellt
| fs-physik@uni-koeln.de
|
* Falls durch Studis erstellt ggf. als Alternative zu klassischer Klausurzulassung geeignet
* Erschwert Aufgaben-Recycling, falls mit klassischer Klausurzulassung verbunden
* Ergebnis der Erprobung in Köln (von Ü-Leiter*innen erstellte Lösungen): die Qualität der Musterlösungen scheint ziemlich egal zu sein, auch recht fehlerhafte lieblose Skizzen sind kein Problem. Entscheidend ist, dass sie zusammen mit den korrigierten Übungszetteln vor der eigentlichen Übung zur Verfügung gestellt werden, sodass die Studierenden sie zur Vorbereitung nutzen können und Studierende und Ü-Leiter*innen in den Übungen gemeinsam überlegen können, was wirklich an die Tafel muss, sodass man tatsächlich Zeit für Wichtiges gewinnt. erst nach der Übung zur Verfügung gestellte Musterlösungen kann man sich auch sparen, sie haben so gut wie keinen Effekt, egal wie gut sie gemacht sind. Die Befürchtung, dass Musterlösungen dazu führen könnten, dass weniger Studierende zu den Übungen kommen, hat sich in keiner der erprobten Varianten bestätigt.
|-
| Prämisse, dass niemand alles problemlos kann
| „Rechne Du mal vor, du hast es gut gemacht.“ → „Wer will vorstellen, wo er nicht weiter gekommen ist?“
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| -
| -
| -
|-
| Lernziele erläutern
| Zu jeder Aufgabe auf dem Zettel einen Satz, wozu sie gut ist / was man daran lernt.
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|
* Kennzeichnung des Schwierigkeitsgrades und Aufgaben verschiedener Schwierigkeit auf jedem Blatt
* Zusätzlich Literaturhinweise
* Mehr Aufgaben, als ein Studi normalerweise machen sollte, sodass jedeR persönliche Auswahl treffen kann / muss. Bei Klausurversuchen ist es dann notwendig, dass es irgendwelche Regeln für die Wahl gibt und Studis ihre Wahl irgendwie kommunizieren.
| fs-physik@uni-koeln.de
| Bei Versuchen in Köln hat sich heraus gestellt, dass die Erläuterungen oftmals für die Studierenden unverständlich und damit wenig hilfreich sind, manchmal aber auch sehr hilfreich. Das hängt offenbar sehr davon ab, wer sie schreibt. Es ist noch ungeklärt, wie das verbessert werden kann, ob man sowas etwa in einer Schulung vermitteln sollte.
|-
| Mehrfachkorrektur
| Zettel werden (wie oft bei Praktikumsauswertungen) so oft zur Korrektur zurück gegeben, bis sie keine Fehler mehr enthalten.
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| -
| -
| Die Zahl der Aufgaben muss dann natürlich geringer sein, dafür werden diese Aufgaben dann genauer bearbeitet.
|-
| Zettel vor Übung zurückgeben
|
* Ermöglicht es den Studis, sich auf die Übung vorzubereiten, z.B. Fragen zurecht zu legen
* Dann konzentrieren sich die Leute auf die Übung, statt während der Übung in den Korrekturen herum zu blättern
* gilt ggf. auch für Musterlösungen
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| -
| fs-physik@uni-koeln.de
| In Köln erfolgreich erprobt. Etwa 20-30% der Studierenden nutzen die Möglichkeit tatsächlich, um sich vorzubereiten (mehr, wenn es gleichzeitig Musterlösungen gibt, die pünktlich zur Verfügung stehen), für den Rest gibt es keinen Unterschied, schadet aber auch nicht. Zur praktischen Umsetzung hat es sich bewährt, offene Boxen mit Hängeregistern für die einzelnen Boxen im beaufsichtigten Qomputer-Pool aufzustellen. Es wird gut damit umgegangen, es werden z.B. nicht Übungen raus genommen und an der falschen Stelle wieder zurückgelegt, chaotisiert oder spioniert, was zu Beginn befürchtet worden war.
|-
| Übungssteller*in leitet selbst eine Übung
| -
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| Übungsersteller*in bietet Fragestunde an
| -
| -
|-
| Übungsleiter*innen-Seminar
| Z.B. ein Wochenende vor Semesterstart in der Jugendherberge zusammen mit den Übungssteller*innen
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|
* Als hochschuldidaktische Fortbildung (leider gehen die üblichen Angebote an den Problemen vorbei)
* Mit alten und neuen Ü-Leiter*innen zur Reflexion und Erfahrungsweitergabe
| fs-physik@uni-koeln.de
|
* Wenn die Seminare arbeitsgruppenübergreifend sind, ist es besonders hilfreich für Ü-Leiter*innen, deren Vorgesetzte wenig für gute Lehre übrig haben,
* In Bielefeld gibt es sowas in der Mathematik.
* Gibt es in Köln in der Mathematik und der Physik, durchgeführt durch didaktisch fortgebildeten Mathematiker, positive Rückmeldungen, die Inhalte der Fortbildung beschränken sich aber darauf, wie man Übungen aktivierend gestaltet. Was noch etwas zu wenig dabei vorkommt: Wie erklärt man Dinge so, dass man sie versteht? Wie versteht man auf Grund falscher / schlechter Lösungen, wo genau die Studierenden stehen und was man sinnvollerweise nochmal wiederholen sollte etc.
|}

==Notizen zum Testen neuer Ideen unter den Rahmenbedingungen bestehender Studiengänge==
* Neue Konzepte brauchen eine Weile, bis sich alle daran gewöhnt haben / damit Erfahrungen gesammelt haben / Anlaufschwierigkeiten behoben wurden. Deshalb sollten Tests über mehrere Semester gehen und zwischendurch an Hand der Erfahrungen nachjustiert werden.
* Neues muss erst gelernt werden. Z.B. ist es naheliegend, dass bei der Neueinführung von Miniprojekten (siehe Tabelle) eine Menge Zeit dafür gebraucht wird, Schreiben oder Vortragstechniken zu lernen. Beim Vorlesungsquizz (siehe Tabelle) müssen alle Beteiligten erst einmal lernen, mit der Technik umzugehen etc. Probiert man so etwas bei einer einzelnen Veranstaltung aus, führt das naheliegenderweise zu erheblichem Mehraufwand / weniger Zeit für die eigentlichen Inhalte. Wenn man soetwas allerdings in der Fläche einsetzt, verteilt sich dieser Mehraufwand und wird in jeder Veranstaltung eine untergeordnete Rolle spielen. Zudem werden zusätzliche Kompetenzen (z.B. (populär-)wissenschaftliches Schreiben) erlernt, was ein zusätzlicher Mehrwert ist oder später bei der Ba-Arbeit Zeit spart. Dieser Effekt muss sowohl bei der Konzeption eines Tests (mehr Zeit / Hilfskrafte etc. einplanen) als auch bei der Bewertung der Erfahrungen berücksichtigt werden.
* Insbesondere für die Abschaffung von Restriktionen wie Klausurzulassungen gilt: Steht ein Gefäß unter Druck und macht man an einer Stelle ein kleines Loch rein, ist klar, was passiert. Schlussfolgerungen für den Test von Restriktionsabschaffungen:
** Am besten nicht nur in einer Veranstaltung, sondern für eine Reihe von Veranstaltungen der Kohorte
** Die schwiergste Veransatltung / die Veranstaltung, die mit dem höchsten Arbeitsaufwand einher geht, muss auf jeden Fall Teil des Tests sein
** Es bieten sich vor allem Lehramtsstudiengänge für Tests an: Die Studierenden sind das Nebeneinander verschiedener Arbeitskulturen / -methoden aus ihren verschiedenen Fächern gewohnt. Sie wissen z.B., dass man auch für Veranstaltungen etwas tun sollte, in denen nicht alles auf Schritt und Tritt abgefragt wird.
** Zeit geben: Vielleicht müssen erst ein Jahr ziemlich viele Studierende durch die Klausuren fallen, bevor sich herum spricht, dass man die Übungen auch dann machen sollte, wenn man nicht dazu gezwungen wird. Eigenverantwortung muss gelernt werden, genau so wie mathematische Methoden. Dies ist auch durch entsprechende Hilfestellungen / Beratungen / (vorübergehende) Aufhebung der Klausurversuchsrestriktionen zu berücksichtigen.

==Zum Weiterlesen==
===ZaPF-Beschlüsse zum Thema===
Die darin vorkommenden Ideen sind bereits in diese Übersichtsseite eingearbeitet.
* [https://zapf.wiki/WiSe10_Endplenum#.C3.9Cbungsgruppen Resolution der Winter-ZaPF 2010 in Berlin]
* [https://zapf.wiki/images/0/03/Positionspapier_SoSe15_Uebungskonzepte.pdf Positionspapier der ZKK Aachen Sommer 2015]

===Weiteres Material===
* [https://zapf.wiki/images/5/53/Gedanken_zum_%C3%9Cbungsbetrieb_Stand_4.11.2016.pdf Dokumentation des Diskussionsstandes in Köln, Stand 12.2016]. Enthält außerdem Überlegungen zum sinnvollen Testen neuer Ideen unter den Rahmenbedingungen bestehender Studienordnungen und einige Ideen zur Gestaltung der Praktika
* [[Media: Stellungnahme_Klausurzulassungen_und_Praktika_final_FS-Physik.odt | Stellungnahme der Kölner Fachschaft für die Abschaffung von Klausurzulassungen]]
* Morus Markard: Begabung, Motivation, Eignung, Leistung – Schlüsselbegriffe der aktuellen Hochschulregulierung aus kritisch-psychologischer Sicht. Forum Wissenschaft 1/98, S. 36ff. Besonders spannend darin: Kritik an der (im Diskurs um den Übungsbetrieb) oft vorzufindenden Gegenüberstellung von intrinsischer und extrinsischer Motivation
* Bundesassistentenkonferenz / Hochschuldidaktischer Ausschuss: Forschendes Lernen – wissenschaftliches Prüfen: Ergebnisse der Arbeit des Ausschusses für Hochschuldidaktik. 2. Auflage, Bonn 1970. *Das* Grundsatzpapier zur Hochschuldidaktik. Seitdem ist leider nicht mehr viel Neues passiert...

===AKs zum Thema===
Die wesentlichen Ideen und Ergebnisse aus den AKs wurden bereits in dieser Übersichtsseite eingearbeitet.
* [[WiSe16_AK_Übungsbetrieb | Dresden Winter 2016: AK "Übungsbetrieb"]]
* [[SoSe16_AK_Klausurzulassungen_%26_Übungsbetrieb | Konstanz Sommer 2016: AK "Klausurzulassungen & Übungsbetrieb"]]
* [[WiSe15_AK_Uebungen | Frankfurt Winter 2015: AK "Sinnvolle Gestaltung von Übungs- und Praktikumsbetrieb; Projektarbeiten"]]
* [[SoSe15_AK_UebungskonzepteZKK | Aachen Sommer 2015: AK "ÜbungskonzepteZKK "]]
* [[WiSe12_AK_Kontrolle | Karlsruhe Winter 2012: AK "Kontrolle"]]
* [[SoSe11_AK_Uebungskonzepte | Dresden Sommer 2011: AK "Übungskonzepte"]]
* [[WiSe10_AK_Uebungskonzepte | Berlin Winter 2010: AK "Übungskonzepte"]]
* Frankfurt Sommer 2010: Übungskonzepte. [[SoSe10_AK_Uebungskonzepte | AK-Vorstellung]], [https://zapf.wiki/images/d/d9/SoSe10_AK_%C3%9Cbungskonzepte-Protokoll.pdf Protokoll]
* [[SoSe06_AK_Mentoren/Tutoren | Dresden Sommer 2006: AK "Mentoren/Tutoren"]]

===Gesamtübungskonzepte===
Inzwischen wurden alle Ideen aus den folgenden Konzepten in die Tabelle oben eingearbeitet. Die Beschreibungen auf den folgenden Seiten enthalten darüber hinaus keine wesentlichen Informationen außer zur Gruppengröße der Übungen und haben eher historischen Wert:
* [[Übungskonzepte Göttingen]]
* [[Übungskonzepte TU Wien]]
* [[Übungskonzepte Dortmund]]
* [[Übungskonzepte Graz]]
* [[Übungskonzepte Linz]]
* [[Übungskonzepte Erlangen-Nürnberg]]

[[Kategorie:Übungen/Tutorien]]

Kontakt

2018-11-23T14:54:05Z

Jens: Nicht mehr aktuell

Der StAPF und darüber auch die ZaPF sind über folgende E-Mail-Adresse erreichbar:

[mailto:%20%64%65%72%2e%73%74%61%70%66%40%67%6d%61%69%6c%2e%63%6f%6d der.stapf AT gmail.com]


Da die ZaPF kein Büro unterhält, gibt es keine feste Postadresse. Sollte es jedoch notwendig sein etwas per Post zu schicken, kann eine Postadresse unter oben genannter E-Mail-Adresse erfragt werden. (i.d.r. die Adresse der Fachschaft eines der Stapfmitglieder)

Für die [[Nächste ZaPF]] wird Post am besten an die Postanschrift der ausrichtenden Fachschaft geschickt.

[[Kategorie:Löschen]]

Mumble Voice-Chat

2018-11-23T14:43:23Z

Jens:

'''Mumble''' (http://mumble.sourceforge.net/) ist eine Kommunikations-Software, die derzeit für die Sitzungen des [[StAPF]] genutzt wird.

{| style="margin-left: 6px;float: right;color:black;border: 1px solid black;background-color:#ffffcc;" cellpadding="4" cellspacing="0" border="1"
! colspan="2"|Einstellungen für die StaPF-Sitzung
|-
|Server
|mumble.zapf.in
|-
|Port
|64738
|-
|Passwort
|ZaPFMumble
|}
Mumble ermöglicht '''VoIP-Telefonkonferenzen'''. Das Programm wird über eine graphische Oberfläche bedient. Beim ersten Start muss die (sehr empfindliche) Gesprächserkennung eingestellt werden. Gegebenenfalls muss das Mikrofon über die Betriebssystem-Lautstärkeregelung etwas leiser gestellt werden.
Auf der Internetseite kann Mumble für '''Windows und Mac OS X''' in der aktuellen Version 1.2.X heruntergeladen werden: http://mumble.sourceforge.net/ . Die meisten '''Linux'''-Distributionen bieten das Programm ebenfalls fertig paketiert in den Repositories (Quellen) an.

Unter Ubuntu Linux kann mumble z.B. mit folgendem Befehl installiert werden:

sudo aptitude install mumble

Um dich in die StaPF-Sitzung einzuwählen, verbinde dich bitte mit dem Server, der rechts in der hervorgehobenen Tabelle aufgeführt wird.

----

Für die Sitzungen des [[StAPF]] sind die weiteren Informationen auf dieser Seite nicht nötig, hierfür reichen es, die Verbindungsdaten aus der hervorgehobenen Tabelle oben rechts einzugeben.

Um eine '''VoIP-Konferenz zu beherbergen''', wird ein '''Server''' (eine Software) für Mumble benötigt, er heißt Murmur. Die offizielle Dokumentation findet sich unter http://mumble.sourceforge.net/Running_Murmur .

Unter Ubuntu Linux und Debian ist der Murmur Server im Paket mumble-server enthalten:

sudo aptitude install mumble-server

gestartet kann er werden mit:

sudo /etc/init.d/mumble-server start

Auf dem Mumble-Standard-Port 64738 können sich dann die Teilnehmer verbinden. (Eine eventuell installierte Firewall muss eingehende TCP-Verbindungen zu diesem Port erlauben.)

Generell wird zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Satzes (April 2011) empfohlen, für den Betrieb von Murmur, dem mumble-server, Ubuntu (oder eine andere '''aktuelle''' Linux-Distribution wie Debian squeeze) zu nutzen. Bei älteren Distributionen könnte es sein, dass z.B. nur die inkompatible ältere Versionen 1.1 des Mumble-Servers zur Verfügung steht. 
Seiten der Ubuntu und Debian Pakete: http://packages.ubuntu.com/mumble-server und http://packages.debian.org/mumble-server .

---------

Weitere Resourcen zum Thema Mumble und Murmur sind:
* http://en.wikipedia.org/wiki/Mumble_%28software%29
* http://wiki.ubuntuusers.de/Mumble

---------

Historischer Kontext:
Mumble wird als Kommunikations-Form seit der 2. Sitzung des 8. StAPF am 04.07.2010 statt dem bisher verwendeten [[IRC-Chat]] genutzt.

[[Kategorie:HowTo]]

FSR-Homepage

2018-11-23T14:40:36Z

Jens:

==Einleitung==
Die Webpräsens ist der Spiegel nach außen.

Hier finden sich Tipps zum Aufbau und der Erweiterung.
Wichtig ist ein von Anfang an strukturierter Aufbau.

==Systeme für Homepages==
===CMS (Content Management System)===
- Wie bekommen: IT-Abteilung der Uni fragen 
- kostenloses CMS: [http://de.wikipedia.org/wiki/Joomla| Joomla] 
- Beispiel: [http://fachschaft.physik.uni-muenster.de/|Uni Münster (Imperia)] 

===Wiki===
Typen: 
- interaktiv: Tiki-Wiki , Beispiel [http://fsrphysik.wcms-file2.tu-dresden.de/TikiWiki/tikiwiki-4.2/tiki-index.php?page=Interaktiver+Bereich+des+FSR+Physik| TU Dresden] 
- auch statisch: Moin-Moin-Wiki, Beispiel [http://fachini.physik.hu-berlin.de/| HU Berlin] 

Vorteile 
- Leicht zu bearbeiten 
- schnelle Einarbeitung 

==Anregungen zum Inhalt==
- FAQ 
- Interner Bereich (How to, als Wiki möglich) 
- Prüfungsprotokolle (Zugriffsrechte und Copyright beachten) 
- Links (z.B. zu ZaPF und jDPG) 
- Bildergalerie (rechtliche Hinweise) 
- Erstie-Stunden-Pläne 

==Siehe auch==
[[Liste der Physik-Fachschaften|Homepages der Fachschaften]] 
[[E-Mail-Verteiler]]

[[Kategorie:Fachschaftsarbeit]]

FSR-Homepage

2018-11-23T14:36:08Z

Jens:

Mumble Voice-Chat

2018-11-23T14:31:54Z

Jens:

E-Mail-Verteiler

2018-11-23T14:29:35Z

Jens:

'''Seite im Aufbau:''' 
Hinweise zum Umgang mit den E-Mailadressen, z.B. alle Physiker-Adressen von Uni zur Verfügung haben

[[Kategorie:Löschen]]

E-Mail-Verteiler

2018-11-23T14:28:38Z

Jens:

'''Seite im Aufbau:''' 
Hinweise zum Umgang mit den E-Mailadressen, z.B. alle Physiker-Adressen von Uni zur Verfügung haben

[Kategorie: Löschen]

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2018-11-10T17:51:45Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2018-11-10T17:50:14Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-11-10T17:34:03Z

Jens: /* BMBF */

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Das formelle Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Siehe unter [[HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#BMBF_Antrag_stellen]].

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* Mehr dazu im [https://zapf.wiki/HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#Vorstand_als_Finanzer.2Ain_eurer_ZaPF HowTo ZaPF eV. Vorstand]

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Infos zur Buchführung beim Konto des ZaPF e.V. findet ihr im [https://zapf.wiki/HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#Vorstand_als_Finanzer.2Ain_eurer_ZaPF HowTo ZaPF eV. Vorstand]

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

=== Wecken ===
Das Wecken ist essenziell für eine ZaPF, denn es ist das erste, was die Teilnehmer morgens von euch mitbekommen. Wenn sie sich da über die Orga ärgern, macht man es sich über den Tag unnötig schwer. Aber wie immer gilt: Man kann es nicht allen recht machen. Folgendes Konzept wurde auf der ZaPF in Siegen 17 das erste Mal erprobt und wurde mehrfach gelobt:

Es gibt zwei Wecktypen, "Sanft" und "Laut". Bei dem "Check-In" wird gefragt, wie man lieber geweckt werden möchte. Dabei werden dann Schlafsaal für Schlafsaal gefüllt, und diese dynamisch als Sanft- oder Lautschlafsaal eingeteilt. Dabei wird darauf geachtet, dass beide Schlafsaaltypen für sich jeweils in räumlicher Nähe sind.

Für das sanfte Wecken gibt es eine vorgegebene Playlist, für das laute Wecken darf das Weck-Helfikon sich vollkommen austoben. Am Besten eignen sich zwei Weckhelfika, die jeweils für einen Bereich zuständig sind. Ihr solltet überlegen, beim Wecken eine Person aus der Orga dabei zu haben, um den Sadismus der Helfika zu bremsen - diese haben sich schließlich für das Wecken nicht ohne Grund eingetragen!

Weiteres dazu:
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Eine Checkliste für Weck-Helfika ist hilfreich. Ein Beispiel ist unten angeführt.

Da niemand auf die Tonqualität achtet, können - müssen aber natürlich nicht - auch qualitativ einfachere Lieder gewählt werden. Folgende GEMA-freie Musik wurde in Siegen zum Wecken genutzt:

* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - Funkjunk
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* OurMusicBox - Into Uncertainty

Folgende nicht GEMA-freie Musik hat sich ebenfalls als positiv herausgestellt (ggfs. Lizenzrechte beachten):
* Auckland Symphony Orchestra - Pirates of the Caribbean
* Auckland Symphony Orchestra - Shostakovich Festive Overture, Op. 96
* Symphony Orchestra of The Józef Marcin Żebrowski Music School in Częstochowa - The Lord Of The Rings Orchestral Medley

==== Checkliste für Weck-Helfika ====
Es folgt beispielhaft eine Checkliste für Weck-Helfika aus Siegen 17:

Bei der Nachtwache liegt ein Plan, welche Räume wie geweckt werden müssen.
Es gibt die Wecktypen "Sanft" und "Laut". Zu beidem gibt es eine Playlist. Diese sind auf einem Datenträger bei der Nachtwache zu finden.

Die Aufgabe ist, jeden Raum nacheinander 5 Minuten lang zu beschallen, und das 2 mal. Wenn die Zahl der Lautsprecher reicht oder die Boxen laut genug sind, um alle Räume gleichzeitig zu beschallen, sollte mindestens 30 Minuten lang am Stück geweckt werden.

Die Weckzeiten sind:

Sonntag : 5:30 Uhr (MEZ)

Montag : 6:00 Uhr (MEZ) x

Dienstag: 6:30 Uhr (MEZ)

Mittwoch: 7:30 und 10:30 Uhr (MEZ)

x Montag sollen nach dem Wecken klar und deutlich die Exkursionen mit Zeiten angekündigt werden. Diese sind hier zu finden:
https://siegen.zapf.in/tagung/programm/exkursionen/

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-11-10T17:33:36Z

Jens: /* BMBF */

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Das formelle Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

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„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Siehe unter [[HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#BMBF_Antrag_stellen HowTo_ZaPF_eV._Vorstand]].

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* Mehr dazu im [https://zapf.wiki/HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#Vorstand_als_Finanzer.2Ain_eurer_ZaPF HowTo ZaPF eV. Vorstand]

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Infos zur Buchführung beim Konto des ZaPF e.V. findet ihr im [https://zapf.wiki/HowTo_ZaPF_eV._Vorstand#Vorstand_als_Finanzer.2Ain_eurer_ZaPF HowTo ZaPF eV. Vorstand]

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

=== Wecken ===
Das Wecken ist essenziell für eine ZaPF, denn es ist das erste, was die Teilnehmer morgens von euch mitbekommen. Wenn sie sich da über die Orga ärgern, macht man es sich über den Tag unnötig schwer. Aber wie immer gilt: Man kann es nicht allen recht machen. Folgendes Konzept wurde auf der ZaPF in Siegen 17 das erste Mal erprobt und wurde mehrfach gelobt:

Es gibt zwei Wecktypen, "Sanft" und "Laut". Bei dem "Check-In" wird gefragt, wie man lieber geweckt werden möchte. Dabei werden dann Schlafsaal für Schlafsaal gefüllt, und diese dynamisch als Sanft- oder Lautschlafsaal eingeteilt. Dabei wird darauf geachtet, dass beide Schlafsaaltypen für sich jeweils in räumlicher Nähe sind.

Für das sanfte Wecken gibt es eine vorgegebene Playlist, für das laute Wecken darf das Weck-Helfikon sich vollkommen austoben. Am Besten eignen sich zwei Weckhelfika, die jeweils für einen Bereich zuständig sind. Ihr solltet überlegen, beim Wecken eine Person aus der Orga dabei zu haben, um den Sadismus der Helfika zu bremsen - diese haben sich schließlich für das Wecken nicht ohne Grund eingetragen!

Weiteres dazu:
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Eine Checkliste für Weck-Helfika ist hilfreich. Ein Beispiel ist unten angeführt.

Da niemand auf die Tonqualität achtet, können - müssen aber natürlich nicht - auch qualitativ einfachere Lieder gewählt werden. Folgende GEMA-freie Musik wurde in Siegen zum Wecken genutzt:

* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - Funkjunk
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* OurMusicBox - Into Uncertainty

Folgende nicht GEMA-freie Musik hat sich ebenfalls als positiv herausgestellt (ggfs. Lizenzrechte beachten):
* Auckland Symphony Orchestra - Pirates of the Caribbean
* Auckland Symphony Orchestra - Shostakovich Festive Overture, Op. 96
* Symphony Orchestra of The Józef Marcin Żebrowski Music School in Częstochowa - The Lord Of The Rings Orchestral Medley

==== Checkliste für Weck-Helfika ====
Es folgt beispielhaft eine Checkliste für Weck-Helfika aus Siegen 17:

Bei der Nachtwache liegt ein Plan, welche Räume wie geweckt werden müssen.
Es gibt die Wecktypen "Sanft" und "Laut". Zu beidem gibt es eine Playlist. Diese sind auf einem Datenträger bei der Nachtwache zu finden.

Die Aufgabe ist, jeden Raum nacheinander 5 Minuten lang zu beschallen, und das 2 mal. Wenn die Zahl der Lautsprecher reicht oder die Boxen laut genug sind, um alle Räume gleichzeitig zu beschallen, sollte mindestens 30 Minuten lang am Stück geweckt werden.

Die Weckzeiten sind:

Sonntag : 5:30 Uhr (MEZ)

Montag : 6:00 Uhr (MEZ) x

Dienstag: 6:30 Uhr (MEZ)

Mittwoch: 7:30 und 10:30 Uhr (MEZ)

x Montag sollen nach dem Wecken klar und deutlich die Exkursionen mit Zeiten angekündigt werden. Diese sind hier zu finden:
https://siegen.zapf.in/tagung/programm/exkursionen/

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2018-11-10T17:06:30Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */

HowTo ZaPF eV. Vorstand

2018-11-10T16:18:43Z

Jens: /* BMBF Antrag stellen */