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HowTo ZaPF

2018-03-18T00:09:36Z

Benedikt (WWU): HowTo ZaPF (Alternative) ergänzt

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Wie organisiert man eine ZaPF?

= Erfahrungen =
Dieses HowTo wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* überarbeitet in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

== Unterkunft ==

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt
* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

== Räume ==

* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
* Tagungsbüro
* Lagerkapazität für Gepäck
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

== Gelder ==

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung:
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen
XXXXX"

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Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎]]

== Spenden ==

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

== (Zeit) Planung ==

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt
* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

== Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen ==

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

== Website ==

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

== Einladung ==

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

=== Packliste ===

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

== Anmeldung ==

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

== Ankunft ==

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

== Einchecken ==

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

== Abmeldung ==

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

== Arbeitskreise ==

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

== Helfer ==

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

* Backup für den Krankheitsfall einplanen
* Externe Leute für die Exkursionen finden
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ==

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

== Exkursionen ==

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

== Verkehrsmittel ==

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

== Kneipentour ==

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

== Party ==

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Must Haves:
** Blümchen – Boomerang
** Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
** Ralph – Ente Ente Ente
** Scooter – Hyper Hyper
** The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
* Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
** Das Steigerlied
** Männer mit Bärten (Düsseldorf)
** Sailor Moon Intro
** Was wollen wir Trinken
** Backstreet Boys (fast alles)
** Basshunter – Tetris
** Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
** Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
** Herbert Grönemeyer – Bochum
** Herbert Grönemeyer – Männer
** Kaoma – Lambada
** Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
** Mathias Reim – Medley (Bonn)
** Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
** Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
** Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
** Prinzen – Alles Nur Geklaut
** Prinzen – Medley (Bonn)
** Seed – Alles neu (Berlin)
** Seed – Dickes B
** Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
** Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
** Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
** The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
** Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
** Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

== Ausleihen ==

* falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

== Tagungsheft ==

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

== Fachvortrag ==

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

== Aufräumen ==

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Sonstiges ==

* Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

=Beispiele=
==Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen==
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

==HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's==
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:HowTo]]
[[Kategorie:ZaPF]]

HowTo ZaPF

2018-03-18T00:08:51Z

Benedikt (WWU): HowTo ZaPF 2 ergänzt

Archiv: Wie organisiert man eine ZaPF?

Dieser Artikel wird gerade komplett überarbeitet. Der aktuelle Stand ist zu finden unter: [[HowTo ZaPF (Alternative)]]. Bitte dort weiterarbeiten.

= Erfahrungen =
Dieses HowTo wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* überarbeitet in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

== Unterkunft ==

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt
* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

== Räume ==

* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
* Tagungsbüro
* Lagerkapazität für Gepäck
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

== Gelder ==

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung:
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen
XXXXX"

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Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎]]

== Spenden ==

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

== (Zeit) Planung ==

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt
* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

== Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen ==

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

== Website ==

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

== Einladung ==

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

=== Packliste ===

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

== Anmeldung ==

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

== Ankunft ==

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

== Einchecken ==

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

== Abmeldung ==

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

== Arbeitskreise ==

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

== Helfer ==

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

* Backup für den Krankheitsfall einplanen
* Externe Leute für die Exkursionen finden
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ==

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

== Exkursionen ==

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

== Verkehrsmittel ==

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

== Kneipentour ==

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

== Party ==

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Must Haves:
** Blümchen – Boomerang
** Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
** Ralph – Ente Ente Ente
** Scooter – Hyper Hyper
** The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
* Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
** Das Steigerlied
** Männer mit Bärten (Düsseldorf)
** Sailor Moon Intro
** Was wollen wir Trinken
** Backstreet Boys (fast alles)
** Basshunter – Tetris
** Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
** Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
** Herbert Grönemeyer – Bochum
** Herbert Grönemeyer – Männer
** Kaoma – Lambada
** Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
** Mathias Reim – Medley (Bonn)
** Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
** Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
** Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
** Prinzen – Alles Nur Geklaut
** Prinzen – Medley (Bonn)
** Seed – Alles neu (Berlin)
** Seed – Dickes B
** Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
** Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
** Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
** The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
** Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
** Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

== Ausleihen ==

* falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

== Tagungsheft ==

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

== Fachvortrag ==

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

== Aufräumen ==

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Sonstiges ==

* Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

=Beispiele=
==Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen==
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

==HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's==
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:HowTo]]
[[Kategorie:ZaPF]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-18T00:06:25Z

Benedikt (WWU): Infos zum Wecken in das formelle Programm

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Das formelle Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

=== Wecken ===
Das Wecken ist essenziell für eine ZaPF, denn es ist das erste, was die Teilnehmer morgens von euch mitbekommen. Wenn sie sich da über die Orga ärgern, macht man es sich über den Tag unnötig schwer. Aber wie immer gilt: Man kann es nicht allen recht machen. Folgendes Konzept wurde auf der ZaPF in Siegen 17 das erste Mal erprobt und wurde mehrfach gelobt:

Es gibt zwei Wecktypen, "Sanft" und "Laut". Bei dem "Check-In" wird gefragt, wie man lieber geweckt werden möchte. Dabei werden dann Schlafsaal für Schlafsaal gefüllt, und diese dynamisch als Sanft- oder Lautschlafsaal eingeteilt. Dabei wird darauf geachtet, dass beide Schlafsaaltypen für sich jeweils in räumlicher Nähe sind.

Für das sanfte Wecken gibt es eine vorgegebene Playlist, für das laute Wecken darf das Weck-Helfikon sich vollkommen austoben. Am Besten eignen sich zwei Weckhelfika, die jeweils für einen Bereich zuständig sind. Ihr solltet überlegen, beim Wecken eine Person aus der Orga dabei zu haben, um den Sadismus der Helfika zu bremsen - diese haben sich schließlich für das Wecken nicht ohne Grund eingetragen!

Weiteres dazu:
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Eine Checkliste für Weck-Helfika ist hilfreich. Ein Beispiel ist unten angeführt.

Da niemand auf die Tonqualität achtet, können - müssen aber natürlich nicht - auch qualitativ einfachere Lieder gewählt werden. Folgende GEMA-freie Musik wurde in Siegen zum Wecken genutzt:

* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - Funkjunk
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* OurMusicBox - Into Uncertainty

Folgende nicht GEMA-freie Musik hat sich ebenfalls als positiv herausgestellt (ggfs. Lizenzrechte beachten):
* Auckland Symphony Orchestra - Pirates of the Caribbean
* Auckland Symphony Orchestra - Shostakovich Festive Overture, Op. 96
* Symphony Orchestra of The Józef Marcin Żebrowski Music School in Częstochowa - The Lord Of The Rings Orchestral Medley

==== Checkliste für Weck-Helfika ====
Es folgt beispielhaft eine Checkliste für Weck-Helfika aus Siegen 17:

Bei der Nachtwache liegt ein Plan, welche Räume wie geweckt werden müssen.
Es gibt die Wecktypen "Sanft" und "Laut". Zu beidem gibt es eine Playlist. Diese sind auf einem Datenträger bei der Nachtwache zu finden.

Die Aufgabe ist, jeden Raum nacheinander 5 Minuten lang zu beschallen, und das 2 mal. Wenn die Zahl der Lautsprecher reicht oder die Boxen laut genug sind, um alle Räume gleichzeitig zu beschallen, sollte mindestens 30 Minuten lang am Stück geweckt werden.

Die Weckzeiten sind:

Sonntag : 5:30 Uhr (MEZ)

Montag : 6:00 Uhr (MEZ) x

Dienstag: 6:30 Uhr (MEZ)

Mittwoch: 7:30 und 10:30 Uhr (MEZ)

x Montag sollen nach dem Wecken klar und deutlich die Exkursionen mit Zeiten angekündigt werden. Diese sind hier zu finden:
https://siegen.zapf.in/tagung/programm/exkursionen/

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-18T00:05:16Z

Benedikt (WWU): Wecken weiter ausgearbeitet

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Das formelle Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

=== Wecken ===
Das Wecken ist essenziell für eine ZaPF, denn es ist das erste, was die Teilnehmer morgens von euch mitbekommen. Wenn sie sich da über die Orga ärgern, macht man es sich über den Tag unnötig schwer. Aber wie immer gilt: Man kann es nicht allen recht machen. Folgendes Konzept wurde auf der ZaPF in Siegen 17 das erste Mal erprobt und wurde mehrfach gelobt:

Es gibt zwei Wecktypen, "Sanft" und "Laut". Bei dem "Check-In" wird gefragt, wie man lieber geweckt werden möchte. Dabei werden dann Schlafsaal für Schlafsaal gefüllt, und diese dynamisch als Sanft- oder Lautschlafsaal eingeteilt. Dabei wird darauf geachtet, dass beide Schlafsaaltypen für sich jeweils in räumlicher Nähe sind.

Für das sanfte Wecken gibt es eine vorgegebene Playlist, für das laute Wecken darf das Weck-Helfikon sich vollkommen austoben. Am Besten eignen sich zwei Weckhelfika, die jeweils für einen Bereich zuständig sind. Ihr solltet überlegen, beim Wecken eine Person aus der Orga dabei zu haben, um den Sadismus der Helfika zu bremsen - diese haben sich schließlich für das Wecken nicht ohne Grund eingetragen!

Weiteres dazu:
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Eine Checkliste für Weck-Helfika ist hilfreich. Ein Beispiel ist unten angeführt.

Da niemand auf die Tonqualität achtet, können - müssen aber natürlich nicht - auch qualitativ einfachere Lieder gewählt werden. Folgende GEMA-freie Musik wurde in Siegen zum Wecken genutzt:

* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - Funkjunk
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* OurMusicBox - Into Uncertainty

Folgende nicht GEMA-freie Musik hat sich ebenfalls als positiv herausgestellt (ggfs. Lizenzrechte beachten):
* Auckland Symphony Orchestra - Pirates of the Caribbean
* Auckland Symphony Orchestra - Shostakovich Festive Overture, Op. 96
* Symphony Orchestra of The Józef Marcin Żebrowski Music School in Częstochowa - The Lord Of The Rings Orchestral Medley

==== Checkliste für Weck-Helfika ====
Es folgt beispielhaft eine Checkliste für Weck-Helfika aus Siegen 17:

Bei der Nachtwache liegt ein Plan, welche Räume wie geweckt werden müssen.
Es gibt die Wecktypen "Sanft" und "Laut". Zu beidem gibt es eine Playlist. Diese sind auf einem Datenträger bei der Nachtwache zu finden.

Die Aufgabe ist, jeden Raum nacheinander 5 Minuten lang zu beschallen, und das 2 mal. Wenn die Zahl der Lautsprecher reicht oder die Boxen laut genug sind, um alle Räume gleichzeitig zu beschallen, sollte mindestens 30 Minuten lang am Stück geweckt werden.

Die Weckzeiten sind:

Sonntag : 5:30 Uhr (MEZ)

Montag : 6:00 Uhr (MEZ) x

Dienstag: 6:30 Uhr (MEZ)

Mittwoch: 7:30 und 10:30 Uhr (MEZ)

x Montag sollen nach dem Wecken klar und deutlich die Exkursionen mit Zeiten angekündigt werden. Diese sind hier zu finden:
https://siegen.zapf.in/tagung/programm/exkursionen/

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T23:57:22Z

Benedikt (WWU): Wecken um Infos aus Siegen ergänzt

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Das formelle Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden. Ebenfalls ist hier das Wecken besprochen.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

=== Wecken ===
Das Wecken ist essenziell für eine ZaPF, denn es ist das erste, was die Teilnehmer morgens von euch mitbekommen. Wenn sie sich da über die Orga ärgern, macht man es sich über den Tag unnötig schwer. Aber wie immer gilt: Man kann es nicht allen recht machen. Folgendes Konzept wurde auf der ZaPF in Siegen 17 das erste Mal erprobt und wurde mehrfach gelobt:

Es gibt zwei Wecktypen, "Sanft" und "Laut". Bei dem "Check-In" wird gefragt, wie man lieber geweckt werden möchte. Dabei werden dann Schlafsaal für Schlafsaal gefüllt, und diese dynamisch als Sanft- oder Lautschlafsaal eingeteilt. Dabei wird darauf geachtet, dass beide Schlafsaaltypen für sich jeweils in räumlicher Nähe sind.

Für das sanfte Wecken gibt es eine vorgegebene Playlist, für das laute Wecken darf das Weck-Helfikon sich vollkommen austoben. Am Besten eignen sich zwei Weckhelfika, die jeweils für einen Bereich zuständig sind. Ihr solltet überlegen, beim Wecken eine Person aus der Orga dabei zu haben, um den Sadismus der Helfika zu bremsen - diese haben sich schließlich für das Wecken nicht ohne Grund eingetragen!

Da niemand auf die Tonqualität achtet, können - müssen aber natürlich nicht - auch qualitativ einfachere Lieder gewählt werden. Folgende GEMA-freie Musik wurde in Siegen zum Wecken genutzt:

* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - Funkjunk
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* OurMusicBox - Into Uncertainty

Folgende nicht GEMA-freie Musik hat sich ebenfalls als positiv herausgestellt (ggfs. Lizenzrechte beachten):
* Auckland Symphony Orchestra - Pirates of the Caribbean
* Auckland Symphony Orchestra - Shostakovich Festive Overture, Op. 96
* Symphony Orchestra of The Józef Marcin Żebrowski Music School in Częstochowa - The Lord Of The Rings Orchestral Medley

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T23:30:47Z

Benedikt (WWU): In Übersicht formelles Programm ergänzt

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Das formelle Programm|Das formelle Programm]] Worauf sollte man bei AKs und Plenum achten?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

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„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

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„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
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„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

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„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

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„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

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„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

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„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T23:29:40Z

Benedikt (WWU): Formelles Programm in Position gebracht und AK-Abschnitt ergänzt

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

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„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

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„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

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„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

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„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T23:23:37Z

Benedikt (WWU): Das formelle Programm mit Inhalt versehen

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

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„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Das formelle Programm==
Arbeitskreise und Plenen sind der wichtigste Bestandteil einer ZaPF - Deshalb gibt es die ZaPF überhaupt. Eine Orga kann dabei maßgeblich beeinflussen, wie reibungsfrei alles über die Bühne geht, und sollte sich dieser Macht bewusst sein. Aber keine Sorge: Alles, was es hierbei zu beachten gibt, lässt sich im Folgenden wiederfinden.

=== Plenen ===
Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreise ===
Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([https://protokolle.zapf.in/]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [https://protokolle.zapf.in/siegen17]).

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!

===Das informelle Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T23:00:59Z

Benedikt (WWU): Titel des informellen Programm-Teils angepasst

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

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„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!
===Das Programm - der informelle Teil===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T22:58:25Z

Benedikt (WWU): Arbeitsbereich Plenen ergänzt

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
* Plenen (Technik und Inhalt)

Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T22:56:07Z

Benedikt (WWU): Eine Übersicht ergänzt

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.

===Don't panic (Eine Übersicht)===
Dieser Ratgeber ist nicht gerade kurz. Keine Sorge, er ist trotzdem strukturiert:
* [[#Hilfe, wir haben die ZaPF|Hilfe, wir haben die ZaPF]] Wie strukturiert man organisatorische und soziale Angelegenheiten?
* [[#Die Unterbringung|Die Unterbringung]] Was sollte bei der Suche geeigneter Räumlichkeiten beachtet werden?
* [[#Die Finanzierung|Die Finanzierung]] Wie finanziert man das alles?
* [[#Die Verpflegung|Die Verpflegung]] Wie verpflegt man die Teilnehmika?
* [[#Die Helfer|Die Helfer]] Was ist beim Helfermanagement zu beachten?
* [[#Alles wird gut!|Alles wird gut!]] Tief durchatmen, lächeln und winken!

===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T22:39:43Z

Benedikt (WWU): Intro nach Rücksprache mit Rob angepasst

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden!
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T22:34:11Z

Benedikt (WWU): Merge des HowTo_ZaPF-Eintrags von Benedikt "Orga-Dokumentation von Dresden hinzugefügt"

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T22:33:13Z

Benedikt (WWU): /* Plenen */

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

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„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T22:31:45Z

Benedikt (WWU): Merge der HowTo_ZaPF-Einträge von Benedikt "Plenen-Teil überarbeitet mit Erfahrungen aus Siegen 17" und "→‎Plenen"

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T21:40:59Z

Benedikt (WWU): Partylieder an die richtige Stelle verschoben

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

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„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

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„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T21:25:46Z

Benedikt (WWU): Merge des HowTo_ZaPF-Eintrags von Benedikt "Siegen ergänzt"

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Hyper Hyper
* Insel mit zwei Bergen
* Ente Ente Ente
* Ich und mein Pony

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T21:23:47Z

Benedikt (WWU): Merge des HowTo_ZaPF-Eintrags von Jenny "→‎Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen"

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

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„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

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„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

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„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Hyper Hyper
* Insel mit zwei Bergen
* Ente Ente Ente
* Ich und mein Pony

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

Orga-Dokumentation SS17 Berlin

2018-03-17T21:22:02Z

Benedikt (WWU): Kategorie Orga-Doku hinzugefügt

[[Kategorie:Orga-Doku]]
== Adlershof vor Ort ==
Ressortleitung: Hans (HUB), Christoph (HUB), Hannah (HUB), Leo (HUB), Joscha (HUB)

== BMBF ==

== Essen ==
Ressortleitung: Karola (UP)

== Exkusionen ==
Ressortleitung: Josi

== Finanzen ==
Ressortleitung: [[Benutzer: Jan (FUB)| Jan (FUB)]]

== Helfika ==
Ressortleitung: Mandy (UP), Hannah (HUB)

== IT ==
Ressortleitung: [[Benutzer: Jan (FUB)| Jan (FUB)]]

== Koordination ==
Mascha (TUB), Vale (HUB)

== Plenen ==
Ressortleitung: Elli (TUB), Lukas (FUB)

== Sponsoring ==
Ressortleitung: [[Benutzer: Jennifer| Jenny (FUB)]], Leo (HUB)

Das Anschreiben von Sponsoren wurde erst im September 2016 angefangen. Das war viel zu spät und sollte spätestens 1,5 Jahre vor der ZaPF angefangen werden. Am besten setzen sich dann einmal ein paar Wochen lang viele Leute jeden Tag hin und telefonieren mögliche Sponsoren durch, dann ist das früh erledigt. Danach können dann 1-2 Leute weiter mache, immer wenn man neue Ideen für Sponsoren hat.

Grundsätzlich war die Reihenfolge dabei:
* Info Telefonnummer anrufen und sagen:
** wer man ist
** weshalb man anruft
** fragen wer Zuständig ist
* Verantwortliche Person anrufen/ Email schreiben (je nach Wunsch):
** Infos über die Tagung geben
** Anschreiben mit Übersicht über die Sponsoringmöglichkeiten zuschicken

* bei positiver Rückmeldung:
** Formular zuschicken in dem der Sponsor ankreuzt was er gerne hätte und Kontaktdaten ausfüllt
** sagen Format Anzeigen und Logos geschickt werden sollen
** nach Rechnungsadresse fragen

* Rechnung verschicken (postalisch):
** im Original verschicken
** Kontodaten des ZaPF e.V. Kontos angeben
** Unterschrieben von einem ZaFP e.V. Vorstand

== Tagungsheft ==
Ressortleitung: Lena (UP)

Orga-Dokumentation WS16 Dresden

2018-03-17T21:21:41Z

Benedikt (WWU): Kategorie Orga-Doku hinzugefügt

[[Kategorie:Orga-Doku]]
Dokumentation zur Organisation der [[WiSe16|Winter-ZaPF 2016 in Dresden]]

=Allgemeines=
==Organisationsstruktur==

[[Datei:Organigramm Veranwortungsbereiche.jpg|right|thump|300px]]

Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.
* Es gab insgesamt 23 Verantwortungsbereiche
** die Untergliederung folgte einer zeitlichen und inhaltlichen Einteilung
** aufgrund ihrer Wichtigkeit stehen Hauptorga, Sponsoring & Akquise, Finanzer/Stellvertretender Finanzer, Controller und die Helferkoordination gesondert im Organigramm
** dem Organigramm ist des Weiteren zu entnehmen, welche Rollen die einzelnen Bereiche spielen (Beschriftung der Pfeile)
** eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein
* eine genaue Beschreibung der einzelnen Bereich folgt weiter unten

==Kommunikationkanäle==
Der folgende Abschnitt wurde aus der Orgadoku aus Düsseldorf übernommen, da wir uns hier genauso verhalten haben.

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:
===Datenaustausch über Dropbox===
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt
===Mailverkehr===
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''-zapf@mailbox.tu-dresden.de) zur externen Kommunikation
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
* allgemeine Mailadresse (info-zapf@mailbox.tu-dresden.de) wurde eingerichtet
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Folgende Medien wurden zur Organisation genutzt:
===Aufgabenübersicht mit Trello===
* es wurde ein Team mit allen Verantwortlichen der ZaPF angelegt
* es gab ein Allgemeines-Board, auf dem, vor allem in der anfänglichen Zeit, die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche und Aufgaben möglich war
** für große eigenständige Bereiche (z.B. Abendveranstaltung) wurden eigenständige Boards angelegt

===Protokollierung mit einem Etherpad===
* für die Protokollierung der Stammtische wurde ein Etherpad verwendet
* kann auch für die gemeinsame Erarbeitung von Texten genutzt werden

===Austausch zu den Aufgabenbereichen mit Slack===
* es wurde ein gemeinsames ZaPF-Team angelegt, im dem jeder Aufgabenbereich einen Channel bekommen hat
* des Weiteren wurde Trello in die einzelnen Channels eingebunden (einbinden von Dropbox ist auch möglich), so dass Aufgabenerstellung und Absprache an einen zentralen Ort geschehen konnte

==Sitzungsprotokolle==
Neben den genannten Medien fand jeden Monat ein Stammtisch statt. Mit dem näher Rücken der ZaPF wurden die Intervalle zwischen den einzelnen Stammtischen verringert. Auf diesen Stammtischen wurden die bisherigen Fortschritte präsentiert und neue Deadlines und ToDos festgelegt.
Die Hintergrundgedanke war, dass jedes Orgamitglied die Möglichkeit hat, seine Ideen in alle Bereiche einfließen zu lassen. Außerdem konnte so jeder einen Blick auf den Fortschritt des gesamten Projekt haben.
Neben diesen Treffen war es den einzelnen Bereichen selbst überlassen, zu ihren Bereichen Treffen stattfinden zu lassen. Die Hauptorga hat die Stammtische vorbereitet und darauf geachtet, dass Aufgaben weiterverfolgt werden und nicht liegen bleiben.

Aufgrund der Geheimhaltung werden die Protokolle erst nach/während der ZaPF hochgeladen.

=Zeitlicher Organisationsablauf=

==Noch vor der Zeit==
Aufgrund dessen, dass wir früh von unserem Glück wussten, die ZaPF auszurichten, ging die Organisation schon vor dem eigentlichen Beginn der eigentlichen Organisation los.
Die Zeit wurde von der Hauptorga genutzt, die Strukturen der Organisation (siehe oben) vorzubereiten und sich erste Überlegungen zu den Verantwortlichen zu machen. Die Vorstellung und weiter Ausarbeitung dieser Strukturen wurde dann auf einer Klausurtagung vollzogen. Auf dieser wurden auch die Menschen für die Bereiche festgelegt. Auf der Klausurtagung wurde des Weiteren das Logo und der Name der ZaPF festgelegt. Dadurch entstand das, was gemeinhin als Hype bekannt ist.
Folgende Dinge sind in der Zeit vor dem Sommersemester 2015 passiert:
===Organisatorisches===
* Aufbau der medialen und "gedanklichen" Struktur
* die Hauptorga hat sich mit allen Verantwortlichen einzeln getroffen und Vorstellungen und Langzeitziele der Bereiche abgesprochen
** es fand eine Einweisung in die Strukturen statt
** Zugang zu den Mailadressen und den einzelnen technischen Medien wurden verteilt

===Finanziell===
Als eines der wichtigen Themen schlechthin, fand frühzeitig ein Treffen zum Thema Finanzen und Sponsoring & Akquise statt. Dabei waren alle Verantwortlichen der jetzigen und der alten ZaPF (2011) eingeladen, damit ein Wissenstransfer stattfinden konnte.

* erste Aufgaben wurden verteilt:
** erstellen eines Sponsoring-Briefs
** Sponsoren sollten so früh wie möglich kontaktiert werden, da viele Sponsoring-Posten im Haushalt aufstocken müssen und somit vor Beschluss des Haushalts (passiert bei vielen in der zweiten Jahreshälfte nach der Winter-ZaPF) Bescheid wissen, dass wir Geld möchten
*** unsere Deadline war also Juni 2015
** Aufbau einer Struktur, um Informationen der Sponsoren und Spender zu verwalten

HowTo ZaPF

2018-03-17T21:20:55Z

Benedikt (WWU): Orga-Dokumentation von Dresden hinzugefügt

Wie organisiert man eine ZaPF?

= Erfahrungen =
Dieses HowTo wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* überarbeitet in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

== Unterkunft ==

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt
* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

== Räume ==

* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
* Tagungsbüro
* Lagerkapazität für Gepäck
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

== Gelder ==

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung:
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen
XXXXX"

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Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎]]

== Spenden ==

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

== (Zeit) Planung ==

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt
* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

== Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen ==

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

== Website ==

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

== Einladung ==

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

=== Packliste ===

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

== Anmeldung ==

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

== Ankunft ==

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

== Einchecken ==

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

== Abmeldung ==

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

== Arbeitskreise ==

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

== Helfer ==

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

* Backup für den Krankheitsfall einplanen
* Externe Leute für die Exkursionen finden
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ==

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

== Exkursionen ==

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

== Verkehrsmittel ==

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

== Kneipentour ==

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

== Party ==

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Must Haves:
** Blümchen – Boomerang
** Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
** Ralph – Ente Ente Ente
** Scooter – Hyper Hyper
** The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
* Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
** Das Steigerlied
** Männer mit Bärten (Düsseldorf)
** Sailor Moon Intro
** Was wollen wir Trinken
** Backstreet Boys (fast alles)
** Basshunter – Tetris
** Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
** Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
** Herbert Grönemeyer – Bochum
** Herbert Grönemeyer – Männer
** Kaoma – Lambada
** Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
** Mathias Reim – Medley (Bonn)
** Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
** Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
** Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
** Prinzen – Alles Nur Geklaut
** Prinzen – Medley (Bonn)
** Seed – Alles neu (Berlin)
** Seed – Dickes B
** Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
** Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
** Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
** The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
** Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
** Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

== Ausleihen ==

* falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

== Tagungsheft ==

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

== Fachvortrag ==

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

== Aufräumen ==

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Sonstiges ==

* Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

=Beispiele=
==Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen==
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_WS16_Dresden|WS 16 in Dresden]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

==HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's==
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:HowTo]]
[[Kategorie:ZaPF]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T21:16:50Z

Benedikt (WWU): Merge des HowTo_ZaPF-Eintrags von Mo "Lieder von Tobis Liste hinzugefügt"

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

<blockquote>
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

<blockquote>
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

Weitere Lieder, die auf vergangenen ZaPFen gut ankamen:
Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
* Das Steigerlied
* Männer mit Bärten (Düsseldorf)
* Sailor Moon Intro
* Was wollen wir Trinken
* Backstreet Boys (fast alles)
* Basshunter – Tetris
* Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
* Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
* Herbert Grönemeyer – Bochum
* Herbert Grönemeyer – Männer
* Kaoma – Lambada
* Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
* Mathias Reim – Medley (Bonn)
* Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
* Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
* Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
* Prinzen – Alles Nur Geklaut
* Prinzen – Medley (Bonn)
* Seed – Alles neu (Berlin)
* Seed – Dickes B
* Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
* Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
* Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
* The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
* Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
* Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Hyper Hyper
* Insel mit zwei Bergen
* Ente Ente Ente
* Ich und mein Pony

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo ZaPF (Alternative)

2018-03-17T21:12:14Z

Benedikt (WWU): Merge des HowTo_ZaPF-Eintrags von Mo "must-have-party-lieder bearbeitet"

Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an? 
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]

und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen könnte, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.

==Hilfe, wir haben die ZaPF==
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.
===Schritt 1: Team zusammenstellen===
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga nicht gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.

===Schritt 2: Meilensteine definieren===
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der Termin für eure ZaPF festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte.

Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich Meilensteine zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten?
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen!
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme).

===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!
* für alles einen Back-Up-Plan in der Hinterhand habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"
 
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.

==Die Unterbringung==
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden!

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„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:

===Übernachtung===
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.

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„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!

===Gepäckraum===
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.

===Plenen===
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.

===Tagungsbüro===
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.

===Arbeitsräume===
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.

===Speisesaal/Aufenthaltsraum===
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.

===Küche und Lagerräume===
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".

===Sanitäre Einrichtung===
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!

===Party===
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.

ZaPF-intern beliebte Lieder sind:
* Blümchen – Boomerang
* Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
* Ralph – Ente Ente Ente
* Scooter – Hyper Hyper
* The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony

==Die Finanzierung==
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt.
 
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: Privatpersonen sollten niemals einen Vorschuss leisten müssen!

===ASten & Uni===
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!

<blockquote>
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“
 
<tt>— Orga-Team Jena</tt>
</blockquote>

<blockquote>
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===BMBF===
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Sponsoren===
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:
<blockquote>
„Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. 
 
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. 
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. 
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. 
 
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir 
 
Mit freundlichen Grüßen
XY“
</blockquote>
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.
 
Mögliche Sponsoren wären z.B.:
* Wissenschaftsverlage
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen
* Banken
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.

===Sachspenden===
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.

<blockquote>
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“
 
<tt>— Orga-Team Dresden</tt>
</blockquote>

===Verein===
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist.
* MIT INFOS ERWEITERN!

===Konten===
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!

<blockquote>
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

Weitere Infos zu den Konten einfügen!

===AKs zum Thema Finanzierung===
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]

==Die Verpflegung==
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.

===Auswahl an Speisen===
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.
 
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das Chili am Anreisetag. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:
<blockquote>
„Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!“
</blockquote>

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).

Weitere Tipps für die Verpflegung:
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.

===Getränke===
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt.
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären.
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

===Mengenplanung===
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:
<blockquote>
„Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!“
</blockquote>

Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.

<blockquote>
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter.
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.

<blockquote>
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

==Die Helfer==
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt.

===Helfersuche===
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN), die ihr
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!

<blockquote>
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Aufgabenverteilung===
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).

<blockquote>
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“
 
<tt>— Orga-Team Karlsruhe</tt>
</blockquote>

===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.
* Ihr braucht genügend muntere Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.

===Orga-Doku===
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf


==Alles wird gut!==
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: Alles wird gut! 
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.

==Wo findet ihr weitere Infos?==
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.

===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]

===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==
Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color>
===Das Programm===
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.

=== Exkursionen ===
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

=== Kneipentour ===

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

===Abendprogramm===

=== Fachvortrag ===

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

===Stadführung===
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-).
=== Party ===

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Hyper Hyper
* Insel mit zwei Bergen
* Ente Ente Ente
* Ich und mein Pony

===Die Kommunuikationsmedien===
=== Tagungsheft ===

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

=== Website ===

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

=== Einladung ===

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

=== Anmeldung ===

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

=== Verkehrsmittel ===
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

=== Ausleihen ===

* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

=== Sonstiges ===

* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen

* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen

Plenen:
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben.
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.

AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE

Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen

Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile
in der Nacht Basketball spielen...
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden

Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden)

Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!

Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)

(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)
Obst: Bananen!!!
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten

===Während der ZaPF===

=== Ankunft ===
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

=== Einchecken ===
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

=== Abmeldung ===
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

=== Plenen ===
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

=== Arbeitskreise ===

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich
Fotograf für AKs

=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

===Nach der ZaPF===

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

=== Aufräumen ===
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind
- regenschirme zum ausleihen bereithalten
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen:
- haltet euch viele helfer
- lagerplatz ist toll
- kochen: spülen ist was tolles...
- laminieren ist toll
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)
- warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.

=== Protokolle und Resolutiuonen ===

=== Tagungsreader ===

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:ZaPF]]
[[Kategorie:HowTo]]

HowTo Plenumstechnik

2018-03-17T21:03:09Z

Benedikt (WWU):

[[Category:Orga-Doku]][[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:HowTo]]
== Einleitung ==

Die Plenumstechnik einer ZaPF ist ein Herzstück der Plenen: Wenn gut durchgeführt, sorgt sie für einen reibungslosen, verständnisreichen Ablauf. Dementsprechend ist es notwendig, bereits weit im Voraus zu planen, welche Technik sinnvoll ist. Dieser Artikel ist basierend auf den Erfahrungen der ZaPFen in Berlin und Siegen (2017) geschrieben.

== Anforderungen ==

Es hat sich ein Beamer (B3) ausschließlich für die Redeliste etabliert. Ein weiterer Beamer (B2) kann für die Tagesordnung oder als Zweitbeamer für zusätzliche Informationen genutzt werden. Zuletzt ist der Hauptbeamer (B1) dafür zuständig, Folien des aktuellen Redners, Resolutionen usw. anzuzeigen.
Die Redeliste sollte auch von dem Protokoll eingesehen werden können.
Zuletzt sollten die Inhalte aller drei Beamer auch für den aktuellen Redner sichtbar sein.
Das Protokoll braucht eigene Laptops und sollte die Rednerliste sehen können. Auch ein Mensch vom StaPF braucht einen Arbeitsplatz.

== Realisierung ==

Viele Inhalte lassen sich über einen OpenSlides-Server verbreiten, hauptsächlich Redeliste, Resolutionen etc.. Das hat den Vorteil, dass man auf mehreren Rechnern und somit mehreren Bildschirmen die gleichen Folien zeitgleich ohne viel Aufwand anzeigen kann, da OpenSlides-Beamerfenster einfache Browserfenster sind.
Es hat sich bewährt, für die OpenSlides-Folien zwei Menschen anzusetzen, die damit beschäftigt sind, aktuelle Inhalte in OpenSlides einzupflegen, die anzuzeigenden Folien auszuwählen und die Redeliste zu pflegen. Tendentiell schaden 3 Leute gerade in stressigen Situationen aber auch nicht.
Für den Hauptbeamer lässt sich z.B. Open Broadcaster Studio nutzen, welches eigentlich zur Steuerung eines Streams oder Aufnahme eines Videos gedacht ist, sich aber auch zur Steuerung eines Beamers nutzen lässt (Qualitativ: Rechtsklick auf die Vorschau im Programm -> Vorschaumonitor -> Beamer auswählen ). Darin kann man eine Szene für die Darstellung des Hauptbeamer-OpenSlides-Fensters auswählen. Eine zusätzliche Szene kann z.B. PDF-Folien anzeigen (per Aufnahme des PDF-Anzeigeprogrammes), um z.B. dem StaPF seine Präsentation zu ermöglichen. Hierbei sei anzumerken, dass das PDF-Programm immer im Vordergrund sein muss, damit die Weiter-Taste auf einem Presenter funktioniert. Die Alternative ist, einen zusätzlichen Laptop zur Vorschau von z.B. PDF-Dateien via Capture Card in Open Broadcaster Studio (OBS) einzubinden. Dann kann auf diesem Laptop das PDF-Anzeigeprogramm immer im Vordergrund sein, und auf dem OBS-PC weiter an OBS gearbeitet werden.
Für den Beamer 2 (B2) eignet sich ein normaler Laptop mit Mensch, der auf diesem per Drag and Drop die jeweiligen Dateien bzw. das entsprechende OpenSlides-Browserfenster auf den Beamer zieht.
Die Protokollanten (auch der Mensch vom StaPF, der live Resolutionen mittippt) bekommen am Besten je einen Laptop. An einen dieser Laptops kann ein zusätzlicher Monitor angeschlossen werden, über welchen die Redeliste im Browserfenster angezeigt wird.
Analog sollte auch für die Redner in der Nähe des Rednerpults (Sichtbarkeit beachten!) z.B. ein Laptop mit zwei zusätzlichen Monitoren stehen, wobei der Laptop die Rednerliste spiegelt und die beiden Monitore die Signale des Haupt- und Nebenbeamers anzeigen. Um diese zu bekommen, eignet sich ein HDMI-Splitter, welcher aus einem HDMI-Signal 2 macht. So kann der Rechner, der für den jeweiligen Beamer zuständig ist, an den Splitter angeschlossen werden, welcher das Signal an den Beamer und an die Monitore am Rednerpult weiterleitet.
Schlussendlich muss beachtet werden, dass alle Rechner in einem eigenen LAN-Netzwerk sein müssen, da WLAN zu instabil ist und z.B. viele Rechner auf eine Rednerliste Zugriff haben müssen. Für Protokollanten kann man auch über eine lokale HackMD-Installation nachdenken, für den Menschen vom StaPF über eine ShareLaTeX-Version.

== Fazit ==

[[Datei:Aufbauplan_Plenum_Siegen_17.jpg|200px|thumb|right|Aufbauplan der ZaPF in Siegen ohne Ton- und Kameratechnik]]
Es gibt viel zu tun. Am Besten erstellt man sich frühzeitig einen Aufbauplan mit möglichst vielen Kabeln etc., um einen Überblick zu bekommen und während des ganzen Planungsprozesses schnell auf geänderte Gegebenheiten reagieren zu können. Beispielhaft ist der Aufbauplan der ZaPF in Siegen in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.
Nicht angesprochen wurde, dass das Plenum am besten mitgefilmt wird (zu Beginn fragen, ob das ungewünscht ist!), und der Hörsaal tontechnisch aufgerüstet werden muss (3 Handmikros - davon 1 Ersatz - , 2-3 Headset-Mikros, Aufladegeräte dafür) und evtl. ein Mischpult von einem Menschen beaufsichtigt werden muss für den Fall, dass eine Rückkopplung entsteht. Außerdem sollte das Plenum stromtechnisch mit Verteiler und Mehrfachsteckdosen ausgerüstet werden, wenn möglich und nötig. Im Idealfall kümmert sich das Rechenzentrum und ein Dezernat der Uni um die letzten Punkte.
Des Weiteren dient z.B. eine kleine Playlist an ruhigen, wenig bekannten Liedern, um in Pausen nach stressigen Diskussionen ein bisschen Ruhe einkehren zu lassen.
Schlussendlich muss jedes Orga-Team selbst wissen, wie viel Zeit für die Organisation der Punkte aufgebracht werden sollte. Wenn man sein System aber gut kennt, ist man in der Lage, auch auf spontane, große Probleme ruhig und sinnvoll zu reagieren.

== Musikvorschläge ==

Für die ruhige Musik empfehlen sich gerade deshalb weniger bekannte Lieder, da über die Hörsaalboxen (und bei der niedrigen Lautstärke) niemand deren Qualität sinnvoll abschätzen kann (die Boxen sind nicht gut genug dafür), sodass niemand sich über die nach seinem Geschmack schlechte Musik beschwert. Gerade, wenn die Musik dazu da ist, um Ruhe einkehren zu lassen, ist das stark von Vorteil. Zeitgleich bedeutet das auch, dass die Musik nicht besonders hochwertig sein muss (aber natürlich kann). Folgende, im Zweifel auf YouTube auffindbare Lieder, deren Nutzung NICHT unter die GEMA fällt, wurden z.B. in Siegen gespielt:
* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Pixelbeat
* Gee - Electroswing
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - ContraPulse
* Gee - Funkjunk
* TheFatRat - Jackpot (Jackpot EP Track 1)
* Gee - In The Lounge
* Vindsvept - Never Stand Alone ft. Jason Kay
* Action Music - Vindsvept - Flying High
* Blue Paradise - by NB
* ProleteR - Faidherbe square
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* Digital Math - Joystick
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Doctor Vox - Wasting Time
* Kevin MacLeod ~ Brittle Rille
* Siren - Run Away
* JJD - Adventure
* OurMusicBox - 'Into Uncertainty'
* DOCTOR VOX - Heatstroke
* DOCTOR VOX - Hero
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* Vindsvept - Light the Bonfire
* Gee - Das ZanderTheme (ZanderLP Intro Song)

Eine andere ZaPF-Orga empfiehlt: Die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

HowTo Plenumstechnik

2018-03-17T21:02:23Z

Benedikt (WWU): Kategorien Anleitungen und Orga-Doku hinzugefügt

[[Category:Orga-Doku]][[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]]
== Einleitung ==

Die Plenumstechnik einer ZaPF ist ein Herzstück der Plenen: Wenn gut durchgeführt, sorgt sie für einen reibungslosen, verständnisreichen Ablauf. Dementsprechend ist es notwendig, bereits weit im Voraus zu planen, welche Technik sinnvoll ist. Dieser Artikel ist basierend auf den Erfahrungen der ZaPFen in Berlin und Siegen (2017) geschrieben.

== Anforderungen ==

Es hat sich ein Beamer (B3) ausschließlich für die Redeliste etabliert. Ein weiterer Beamer (B2) kann für die Tagesordnung oder als Zweitbeamer für zusätzliche Informationen genutzt werden. Zuletzt ist der Hauptbeamer (B1) dafür zuständig, Folien des aktuellen Redners, Resolutionen usw. anzuzeigen.
Die Redeliste sollte auch von dem Protokoll eingesehen werden können.
Zuletzt sollten die Inhalte aller drei Beamer auch für den aktuellen Redner sichtbar sein.
Das Protokoll braucht eigene Laptops und sollte die Rednerliste sehen können. Auch ein Mensch vom StaPF braucht einen Arbeitsplatz.

== Realisierung ==

Viele Inhalte lassen sich über einen OpenSlides-Server verbreiten, hauptsächlich Redeliste, Resolutionen etc.. Das hat den Vorteil, dass man auf mehreren Rechnern und somit mehreren Bildschirmen die gleichen Folien zeitgleich ohne viel Aufwand anzeigen kann, da OpenSlides-Beamerfenster einfache Browserfenster sind.
Es hat sich bewährt, für die OpenSlides-Folien zwei Menschen anzusetzen, die damit beschäftigt sind, aktuelle Inhalte in OpenSlides einzupflegen, die anzuzeigenden Folien auszuwählen und die Redeliste zu pflegen. Tendentiell schaden 3 Leute gerade in stressigen Situationen aber auch nicht.
Für den Hauptbeamer lässt sich z.B. Open Broadcaster Studio nutzen, welches eigentlich zur Steuerung eines Streams oder Aufnahme eines Videos gedacht ist, sich aber auch zur Steuerung eines Beamers nutzen lässt (Qualitativ: Rechtsklick auf die Vorschau im Programm -> Vorschaumonitor -> Beamer auswählen ). Darin kann man eine Szene für die Darstellung des Hauptbeamer-OpenSlides-Fensters auswählen. Eine zusätzliche Szene kann z.B. PDF-Folien anzeigen (per Aufnahme des PDF-Anzeigeprogrammes), um z.B. dem StaPF seine Präsentation zu ermöglichen. Hierbei sei anzumerken, dass das PDF-Programm immer im Vordergrund sein muss, damit die Weiter-Taste auf einem Presenter funktioniert. Die Alternative ist, einen zusätzlichen Laptop zur Vorschau von z.B. PDF-Dateien via Capture Card in Open Broadcaster Studio (OBS) einzubinden. Dann kann auf diesem Laptop das PDF-Anzeigeprogramm immer im Vordergrund sein, und auf dem OBS-PC weiter an OBS gearbeitet werden.
Für den Beamer 2 (B2) eignet sich ein normaler Laptop mit Mensch, der auf diesem per Drag and Drop die jeweiligen Dateien bzw. das entsprechende OpenSlides-Browserfenster auf den Beamer zieht.
Die Protokollanten (auch der Mensch vom StaPF, der live Resolutionen mittippt) bekommen am Besten je einen Laptop. An einen dieser Laptops kann ein zusätzlicher Monitor angeschlossen werden, über welchen die Redeliste im Browserfenster angezeigt wird.
Analog sollte auch für die Redner in der Nähe des Rednerpults (Sichtbarkeit beachten!) z.B. ein Laptop mit zwei zusätzlichen Monitoren stehen, wobei der Laptop die Rednerliste spiegelt und die beiden Monitore die Signale des Haupt- und Nebenbeamers anzeigen. Um diese zu bekommen, eignet sich ein HDMI-Splitter, welcher aus einem HDMI-Signal 2 macht. So kann der Rechner, der für den jeweiligen Beamer zuständig ist, an den Splitter angeschlossen werden, welcher das Signal an den Beamer und an die Monitore am Rednerpult weiterleitet.
Schlussendlich muss beachtet werden, dass alle Rechner in einem eigenen LAN-Netzwerk sein müssen, da WLAN zu instabil ist und z.B. viele Rechner auf eine Rednerliste Zugriff haben müssen. Für Protokollanten kann man auch über eine lokale HackMD-Installation nachdenken, für den Menschen vom StaPF über eine ShareLaTeX-Version.

== Fazit ==

[[Datei:Aufbauplan_Plenum_Siegen_17.jpg|200px|thumb|right|Aufbauplan der ZaPF in Siegen ohne Ton- und Kameratechnik]]
Es gibt viel zu tun. Am Besten erstellt man sich frühzeitig einen Aufbauplan mit möglichst vielen Kabeln etc., um einen Überblick zu bekommen und während des ganzen Planungsprozesses schnell auf geänderte Gegebenheiten reagieren zu können. Beispielhaft ist der Aufbauplan der ZaPF in Siegen in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.
Nicht angesprochen wurde, dass das Plenum am besten mitgefilmt wird (zu Beginn fragen, ob das ungewünscht ist!), und der Hörsaal tontechnisch aufgerüstet werden muss (3 Handmikros - davon 1 Ersatz - , 2-3 Headset-Mikros, Aufladegeräte dafür) und evtl. ein Mischpult von einem Menschen beaufsichtigt werden muss für den Fall, dass eine Rückkopplung entsteht. Außerdem sollte das Plenum stromtechnisch mit Verteiler und Mehrfachsteckdosen ausgerüstet werden, wenn möglich und nötig. Im Idealfall kümmert sich das Rechenzentrum und ein Dezernat der Uni um die letzten Punkte.
Des Weiteren dient z.B. eine kleine Playlist an ruhigen, wenig bekannten Liedern, um in Pausen nach stressigen Diskussionen ein bisschen Ruhe einkehren zu lassen.
Schlussendlich muss jedes Orga-Team selbst wissen, wie viel Zeit für die Organisation der Punkte aufgebracht werden sollte. Wenn man sein System aber gut kennt, ist man in der Lage, auch auf spontane, große Probleme ruhig und sinnvoll zu reagieren.

== Musikvorschläge ==

Für die ruhige Musik empfehlen sich gerade deshalb weniger bekannte Lieder, da über die Hörsaalboxen (und bei der niedrigen Lautstärke) niemand deren Qualität sinnvoll abschätzen kann (die Boxen sind nicht gut genug dafür), sodass niemand sich über die nach seinem Geschmack schlechte Musik beschwert. Gerade, wenn die Musik dazu da ist, um Ruhe einkehren zu lassen, ist das stark von Vorteil. Zeitgleich bedeutet das auch, dass die Musik nicht besonders hochwertig sein muss (aber natürlich kann). Folgende, im Zweifel auf YouTube auffindbare Lieder, deren Nutzung NICHT unter die GEMA fällt, wurden z.B. in Siegen gespielt:
* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Pixelbeat
* Gee - Electroswing
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - ContraPulse
* Gee - Funkjunk
* TheFatRat - Jackpot (Jackpot EP Track 1)
* Gee - In The Lounge
* Vindsvept - Never Stand Alone ft. Jason Kay
* Action Music - Vindsvept - Flying High
* Blue Paradise - by NB
* ProleteR - Faidherbe square
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* Digital Math - Joystick
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Doctor Vox - Wasting Time
* Kevin MacLeod ~ Brittle Rille
* Siren - Run Away
* JJD - Adventure
* OurMusicBox - 'Into Uncertainty'
* DOCTOR VOX - Heatstroke
* DOCTOR VOX - Hero
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* Vindsvept - Light the Bonfire
* Gee - Das ZanderTheme (ZanderLP Intro Song)

Eine andere ZaPF-Orga empfiehlt: Die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

HowTo Plenumstechnik

2018-03-17T20:56:29Z

Benedikt (WWU): Kategorie Orga-Doku hinzugefügt

[[Category:Orga-Doku]]
== Einleitung ==

Die Plenumstechnik einer ZaPF ist ein Herzstück der Plenen: Wenn gut durchgeführt, sorgt sie für einen reibungslosen, verständnisreichen Ablauf. Dementsprechend ist es notwendig, bereits weit im Voraus zu planen, welche Technik sinnvoll ist. Dieser Artikel ist basierend auf den Erfahrungen der ZaPFen in Berlin und Siegen (2017) geschrieben.

== Anforderungen ==

Es hat sich ein Beamer (B3) ausschließlich für die Redeliste etabliert. Ein weiterer Beamer (B2) kann für die Tagesordnung oder als Zweitbeamer für zusätzliche Informationen genutzt werden. Zuletzt ist der Hauptbeamer (B1) dafür zuständig, Folien des aktuellen Redners, Resolutionen usw. anzuzeigen.
Die Redeliste sollte auch von dem Protokoll eingesehen werden können.
Zuletzt sollten die Inhalte aller drei Beamer auch für den aktuellen Redner sichtbar sein.
Das Protokoll braucht eigene Laptops und sollte die Rednerliste sehen können. Auch ein Mensch vom StaPF braucht einen Arbeitsplatz.

== Realisierung ==

Viele Inhalte lassen sich über einen OpenSlides-Server verbreiten, hauptsächlich Redeliste, Resolutionen etc.. Das hat den Vorteil, dass man auf mehreren Rechnern und somit mehreren Bildschirmen die gleichen Folien zeitgleich ohne viel Aufwand anzeigen kann, da OpenSlides-Beamerfenster einfache Browserfenster sind.
Es hat sich bewährt, für die OpenSlides-Folien zwei Menschen anzusetzen, die damit beschäftigt sind, aktuelle Inhalte in OpenSlides einzupflegen, die anzuzeigenden Folien auszuwählen und die Redeliste zu pflegen. Tendentiell schaden 3 Leute gerade in stressigen Situationen aber auch nicht.
Für den Hauptbeamer lässt sich z.B. Open Broadcaster Studio nutzen, welches eigentlich zur Steuerung eines Streams oder Aufnahme eines Videos gedacht ist, sich aber auch zur Steuerung eines Beamers nutzen lässt (Qualitativ: Rechtsklick auf die Vorschau im Programm -> Vorschaumonitor -> Beamer auswählen ). Darin kann man eine Szene für die Darstellung des Hauptbeamer-OpenSlides-Fensters auswählen. Eine zusätzliche Szene kann z.B. PDF-Folien anzeigen (per Aufnahme des PDF-Anzeigeprogrammes), um z.B. dem StaPF seine Präsentation zu ermöglichen. Hierbei sei anzumerken, dass das PDF-Programm immer im Vordergrund sein muss, damit die Weiter-Taste auf einem Presenter funktioniert. Die Alternative ist, einen zusätzlichen Laptop zur Vorschau von z.B. PDF-Dateien via Capture Card in Open Broadcaster Studio (OBS) einzubinden. Dann kann auf diesem Laptop das PDF-Anzeigeprogramm immer im Vordergrund sein, und auf dem OBS-PC weiter an OBS gearbeitet werden.
Für den Beamer 2 (B2) eignet sich ein normaler Laptop mit Mensch, der auf diesem per Drag and Drop die jeweiligen Dateien bzw. das entsprechende OpenSlides-Browserfenster auf den Beamer zieht.
Die Protokollanten (auch der Mensch vom StaPF, der live Resolutionen mittippt) bekommen am Besten je einen Laptop. An einen dieser Laptops kann ein zusätzlicher Monitor angeschlossen werden, über welchen die Redeliste im Browserfenster angezeigt wird.
Analog sollte auch für die Redner in der Nähe des Rednerpults (Sichtbarkeit beachten!) z.B. ein Laptop mit zwei zusätzlichen Monitoren stehen, wobei der Laptop die Rednerliste spiegelt und die beiden Monitore die Signale des Haupt- und Nebenbeamers anzeigen. Um diese zu bekommen, eignet sich ein HDMI-Splitter, welcher aus einem HDMI-Signal 2 macht. So kann der Rechner, der für den jeweiligen Beamer zuständig ist, an den Splitter angeschlossen werden, welcher das Signal an den Beamer und an die Monitore am Rednerpult weiterleitet.
Schlussendlich muss beachtet werden, dass alle Rechner in einem eigenen LAN-Netzwerk sein müssen, da WLAN zu instabil ist und z.B. viele Rechner auf eine Rednerliste Zugriff haben müssen. Für Protokollanten kann man auch über eine lokale HackMD-Installation nachdenken, für den Menschen vom StaPF über eine ShareLaTeX-Version.

== Fazit ==

[[Datei:Aufbauplan_Plenum_Siegen_17.jpg|200px|thumb|right|Aufbauplan der ZaPF in Siegen ohne Ton- und Kameratechnik]]
Es gibt viel zu tun. Am Besten erstellt man sich frühzeitig einen Aufbauplan mit möglichst vielen Kabeln etc., um einen Überblick zu bekommen und während des ganzen Planungsprozesses schnell auf geänderte Gegebenheiten reagieren zu können. Beispielhaft ist der Aufbauplan der ZaPF in Siegen in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.
Nicht angesprochen wurde, dass das Plenum am besten mitgefilmt wird (zu Beginn fragen, ob das ungewünscht ist!), und der Hörsaal tontechnisch aufgerüstet werden muss (3 Handmikros - davon 1 Ersatz - , 2-3 Headset-Mikros, Aufladegeräte dafür) und evtl. ein Mischpult von einem Menschen beaufsichtigt werden muss für den Fall, dass eine Rückkopplung entsteht. Außerdem sollte das Plenum stromtechnisch mit Verteiler und Mehrfachsteckdosen ausgerüstet werden, wenn möglich und nötig. Im Idealfall kümmert sich das Rechenzentrum und ein Dezernat der Uni um die letzten Punkte.
Des Weiteren dient z.B. eine kleine Playlist an ruhigen, wenig bekannten Liedern, um in Pausen nach stressigen Diskussionen ein bisschen Ruhe einkehren zu lassen.
Schlussendlich muss jedes Orga-Team selbst wissen, wie viel Zeit für die Organisation der Punkte aufgebracht werden sollte. Wenn man sein System aber gut kennt, ist man in der Lage, auch auf spontane, große Probleme ruhig und sinnvoll zu reagieren.

== Musikvorschläge ==

Für die ruhige Musik empfehlen sich gerade deshalb weniger bekannte Lieder, da über die Hörsaalboxen (und bei der niedrigen Lautstärke) niemand deren Qualität sinnvoll abschätzen kann (die Boxen sind nicht gut genug dafür), sodass niemand sich über die nach seinem Geschmack schlechte Musik beschwert. Gerade, wenn die Musik dazu da ist, um Ruhe einkehren zu lassen, ist das stark von Vorteil. Zeitgleich bedeutet das auch, dass die Musik nicht besonders hochwertig sein muss (aber natürlich kann). Folgende, im Zweifel auf YouTube auffindbare Lieder, deren Nutzung NICHT unter die GEMA fällt, wurden z.B. in Siegen gespielt:
* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Pixelbeat
* Gee - Electroswing
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - ContraPulse
* Gee - Funkjunk
* TheFatRat - Jackpot (Jackpot EP Track 1)
* Gee - In The Lounge
* Vindsvept - Never Stand Alone ft. Jason Kay
* Action Music - Vindsvept - Flying High
* Blue Paradise - by NB
* ProleteR - Faidherbe square
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* Digital Math - Joystick
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Doctor Vox - Wasting Time
* Kevin MacLeod ~ Brittle Rille
* Siren - Run Away
* JJD - Adventure
* OurMusicBox - 'Into Uncertainty'
* DOCTOR VOX - Heatstroke
* DOCTOR VOX - Hero
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* Vindsvept - Light the Bonfire
* Gee - Das ZanderTheme (ZanderLP Intro Song)

Eine andere ZaPF-Orga empfiehlt: Die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

HowTo ZaPF

2018-02-12T14:45:35Z

Benedikt (WWU): /* Plenen */

Wie organisiert man eine ZaPF?

= Erfahrungen =
Dieses HowTo wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* überarbeitet in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

== Unterkunft ==

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt
* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

== Räume ==

* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
* Tagungsbüro
* Lagerkapazität für Gepäck
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

== Gelder ==

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung:
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

----

Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen
XXXXX"

----

Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎]]

== Spenden ==

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

== (Zeit) Planung ==

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt
* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

== Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen ==

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

== Website ==

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

== Einladung ==

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

=== Packliste ===

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

== Anmeldung ==

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

== Ankunft ==

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

== Einchecken ==

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

== Abmeldung ==

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Letzterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

== Arbeitskreise ==

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

== Helfer ==

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

* Backup für den Krankheitsfall einplanen
* Externe Leute für die Exkursionen finden
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ==

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

== Exkursionen ==

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

== Verkehrsmittel ==

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

== Kneipentour ==

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

== Party ==

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Must Haves:
** Blümchen – Boomerang
** Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
** Ralph – Ente Ente Ente
** Scooter – Hyper Hyper
** The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
* Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
** Das Steigerlied
** Männer mit Bärten (Düsseldorf)
** Sailor Moon Intro
** Was wollen wir Trinken
** Backstreet Boys (fast alles)
** Basshunter – Tetris
** Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
** Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
** Herbert Grönemeyer – Bochum
** Herbert Grönemeyer – Männer
** Kaoma – Lambada
** Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
** Mathias Reim – Medley (Bonn)
** Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
** Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
** Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
** Prinzen – Alles Nur Geklaut
** Prinzen – Medley (Bonn)
** Seed – Alles neu (Berlin)
** Seed – Dickes B
** Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
** Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
** Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
** The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
** Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
** Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

== Ausleihen ==

* falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

== Tagungsheft ==

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

== Fachvortrag ==

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

== Aufräumen ==

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Sonstiges ==

* Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

=Beispiele=
==Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen==
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

==HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's==
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:HowTo]]
[[Kategorie:ZaPF]]

HowTo Plenumstechnik

2018-02-12T14:44:27Z

Benedikt (WWU): /* Musikvorschläge */

== Einleitung ==

Die Plenumstechnik einer ZaPF ist ein Herzstück der Plenen: Wenn gut durchgeführt, sorgt sie für einen reibungslosen, verständnisreichen Ablauf. Dementsprechend ist es notwendig, bereits weit im Voraus zu planen, welche Technik sinnvoll ist. Dieser Artikel ist basierend auf den Erfahrungen der ZaPFen in Berlin und Siegen (2017) geschrieben.

== Anforderungen ==

Es hat sich ein Beamer (B3) ausschließlich für die Redeliste etabliert. Ein weiterer Beamer (B2) kann für die Tagesordnung oder als Zweitbeamer für zusätzliche Informationen genutzt werden. Zuletzt ist der Hauptbeamer (B1) dafür zuständig, Folien des aktuellen Redners, Resolutionen usw. anzuzeigen.
Die Redeliste sollte auch von dem Protokoll eingesehen werden können.
Zuletzt sollten die Inhalte aller drei Beamer auch für den aktuellen Redner sichtbar sein.
Das Protokoll braucht eigene Laptops und sollte die Rednerliste sehen können. Auch ein Mensch vom StaPF braucht einen Arbeitsplatz.

== Realisierung ==

Viele Inhalte lassen sich über einen OpenSlides-Server verbreiten, hauptsächlich Redeliste, Resolutionen etc.. Das hat den Vorteil, dass man auf mehreren Rechnern und somit mehreren Bildschirmen die gleichen Folien zeitgleich ohne viel Aufwand anzeigen kann, da OpenSlides-Beamerfenster einfache Browserfenster sind.
Es hat sich bewährt, für die OpenSlides-Folien zwei Menschen anzusetzen, die damit beschäftigt sind, aktuelle Inhalte in OpenSlides einzupflegen, die anzuzeigenden Folien auszuwählen und die Redeliste zu pflegen. Tendentiell schaden 3 Leute gerade in stressigen Situationen aber auch nicht.
Für den Hauptbeamer lässt sich z.B. Open Broadcaster Studio nutzen, welches eigentlich zur Steuerung eines Streams oder Aufnahme eines Videos gedacht ist, sich aber auch zur Steuerung eines Beamers nutzen lässt (Qualitativ: Rechtsklick auf die Vorschau im Programm -> Vorschaumonitor -> Beamer auswählen ). Darin kann man eine Szene für die Darstellung des Hauptbeamer-OpenSlides-Fensters auswählen. Eine zusätzliche Szene kann z.B. PDF-Folien anzeigen (per Aufnahme des PDF-Anzeigeprogrammes), um z.B. dem StaPF seine Präsentation zu ermöglichen. Hierbei sei anzumerken, dass das PDF-Programm immer im Vordergrund sein muss, damit die Weiter-Taste auf einem Presenter funktioniert. Die Alternative ist, einen zusätzlichen Laptop zur Vorschau von z.B. PDF-Dateien via Capture Card in Open Broadcaster Studio (OBS) einzubinden. Dann kann auf diesem Laptop das PDF-Anzeigeprogramm immer im Vordergrund sein, und auf dem OBS-PC weiter an OBS gearbeitet werden.
Für den Beamer 2 (B2) eignet sich ein normaler Laptop mit Mensch, der auf diesem per Drag and Drop die jeweiligen Dateien bzw. das entsprechende OpenSlides-Browserfenster auf den Beamer zieht.
Die Protokollanten (auch der Mensch vom StaPF, der live Resolutionen mittippt) bekommen am Besten je einen Laptop. An einen dieser Laptops kann ein zusätzlicher Monitor angeschlossen werden, über welchen die Redeliste im Browserfenster angezeigt wird.
Analog sollte auch für die Redner in der Nähe des Rednerpults (Sichtbarkeit beachten!) z.B. ein Laptop mit zwei zusätzlichen Monitoren stehen, wobei der Laptop die Rednerliste spiegelt und die beiden Monitore die Signale des Haupt- und Nebenbeamers anzeigen. Um diese zu bekommen, eignet sich ein HDMI-Splitter, welcher aus einem HDMI-Signal 2 macht. So kann der Rechner, der für den jeweiligen Beamer zuständig ist, an den Splitter angeschlossen werden, welcher das Signal an den Beamer und an die Monitore am Rednerpult weiterleitet.
Schlussendlich muss beachtet werden, dass alle Rechner in einem eigenen LAN-Netzwerk sein müssen, da WLAN zu instabil ist und z.B. viele Rechner auf eine Rednerliste Zugriff haben müssen. Für Protokollanten kann man auch über eine lokale HackMD-Installation nachdenken, für den Menschen vom StaPF über eine ShareLaTeX-Version.

== Fazit ==

[[Datei:Aufbauplan_Plenum_Siegen_17.jpg|200px|thumb|right|Aufbauplan der ZaPF in Siegen ohne Ton- und Kameratechnik]]
Es gibt viel zu tun. Am Besten erstellt man sich frühzeitig einen Aufbauplan mit möglichst vielen Kabeln etc., um einen Überblick zu bekommen und während des ganzen Planungsprozesses schnell auf geänderte Gegebenheiten reagieren zu können. Beispielhaft ist der Aufbauplan der ZaPF in Siegen in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.
Nicht angesprochen wurde, dass das Plenum am besten mitgefilmt wird (zu Beginn fragen, ob das ungewünscht ist!), und der Hörsaal tontechnisch aufgerüstet werden muss (3 Handmikros - davon 1 Ersatz - , 2-3 Headset-Mikros, Aufladegeräte dafür) und evtl. ein Mischpult von einem Menschen beaufsichtigt werden muss für den Fall, dass eine Rückkopplung entsteht. Außerdem sollte das Plenum stromtechnisch mit Verteiler und Mehrfachsteckdosen ausgerüstet werden, wenn möglich und nötig. Im Idealfall kümmert sich das Rechenzentrum und ein Dezernat der Uni um die letzten Punkte.
Des Weiteren dient z.B. eine kleine Playlist an ruhigen, wenig bekannten Liedern, um in Pausen nach stressigen Diskussionen ein bisschen Ruhe einkehren zu lassen.
Schlussendlich muss jedes Orga-Team selbst wissen, wie viel Zeit für die Organisation der Punkte aufgebracht werden sollte. Wenn man sein System aber gut kennt, ist man in der Lage, auch auf spontane, große Probleme ruhig und sinnvoll zu reagieren.

== Musikvorschläge ==

Für die ruhige Musik empfehlen sich gerade deshalb weniger bekannte Lieder, da über die Hörsaalboxen (und bei der niedrigen Lautstärke) niemand deren Qualität sinnvoll abschätzen kann (die Boxen sind nicht gut genug dafür), sodass niemand sich über die nach seinem Geschmack schlechte Musik beschwert. Gerade, wenn die Musik dazu da ist, um Ruhe einkehren zu lassen, ist das stark von Vorteil. Zeitgleich bedeutet das auch, dass die Musik nicht besonders hochwertig sein muss (aber natürlich kann). Folgende, im Zweifel auf YouTube auffindbare Lieder, deren Nutzung NICHT unter die GEMA fällt, wurden z.B. in Siegen gespielt:
* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Pixelbeat
* Gee - Electroswing
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - ContraPulse
* Gee - Funkjunk
* TheFatRat - Jackpot (Jackpot EP Track 1)
* Gee - In The Lounge
* Vindsvept - Never Stand Alone ft. Jason Kay
* Action Music - Vindsvept - Flying High
* Blue Paradise - by NB
* ProleteR - Faidherbe square
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* Digital Math - Joystick
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Doctor Vox - Wasting Time
* Kevin MacLeod ~ Brittle Rille
* Siren - Run Away
* JJD - Adventure
* OurMusicBox - 'Into Uncertainty'
* DOCTOR VOX - Heatstroke
* DOCTOR VOX - Hero
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* Vindsvept - Light the Bonfire
* Gee - Das ZanderTheme (ZanderLP Intro Song)

Eine andere ZaPF-Orga empfiehlt: Die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

HowTo Plenumstechnik

2018-02-12T14:44:04Z

Benedikt (WWU): Musikvorschlag von HowTo ZaPF nach hier verschoben

== Einleitung ==

Die Plenumstechnik einer ZaPF ist ein Herzstück der Plenen: Wenn gut durchgeführt, sorgt sie für einen reibungslosen, verständnisreichen Ablauf. Dementsprechend ist es notwendig, bereits weit im Voraus zu planen, welche Technik sinnvoll ist. Dieser Artikel ist basierend auf den Erfahrungen der ZaPFen in Berlin und Siegen (2017) geschrieben.

== Anforderungen ==

Es hat sich ein Beamer (B3) ausschließlich für die Redeliste etabliert. Ein weiterer Beamer (B2) kann für die Tagesordnung oder als Zweitbeamer für zusätzliche Informationen genutzt werden. Zuletzt ist der Hauptbeamer (B1) dafür zuständig, Folien des aktuellen Redners, Resolutionen usw. anzuzeigen.
Die Redeliste sollte auch von dem Protokoll eingesehen werden können.
Zuletzt sollten die Inhalte aller drei Beamer auch für den aktuellen Redner sichtbar sein.
Das Protokoll braucht eigene Laptops und sollte die Rednerliste sehen können. Auch ein Mensch vom StaPF braucht einen Arbeitsplatz.

== Realisierung ==

Viele Inhalte lassen sich über einen OpenSlides-Server verbreiten, hauptsächlich Redeliste, Resolutionen etc.. Das hat den Vorteil, dass man auf mehreren Rechnern und somit mehreren Bildschirmen die gleichen Folien zeitgleich ohne viel Aufwand anzeigen kann, da OpenSlides-Beamerfenster einfache Browserfenster sind.
Es hat sich bewährt, für die OpenSlides-Folien zwei Menschen anzusetzen, die damit beschäftigt sind, aktuelle Inhalte in OpenSlides einzupflegen, die anzuzeigenden Folien auszuwählen und die Redeliste zu pflegen. Tendentiell schaden 3 Leute gerade in stressigen Situationen aber auch nicht.
Für den Hauptbeamer lässt sich z.B. Open Broadcaster Studio nutzen, welches eigentlich zur Steuerung eines Streams oder Aufnahme eines Videos gedacht ist, sich aber auch zur Steuerung eines Beamers nutzen lässt (Qualitativ: Rechtsklick auf die Vorschau im Programm -> Vorschaumonitor -> Beamer auswählen ). Darin kann man eine Szene für die Darstellung des Hauptbeamer-OpenSlides-Fensters auswählen. Eine zusätzliche Szene kann z.B. PDF-Folien anzeigen (per Aufnahme des PDF-Anzeigeprogrammes), um z.B. dem StaPF seine Präsentation zu ermöglichen. Hierbei sei anzumerken, dass das PDF-Programm immer im Vordergrund sein muss, damit die Weiter-Taste auf einem Presenter funktioniert. Die Alternative ist, einen zusätzlichen Laptop zur Vorschau von z.B. PDF-Dateien via Capture Card in Open Broadcaster Studio (OBS) einzubinden. Dann kann auf diesem Laptop das PDF-Anzeigeprogramm immer im Vordergrund sein, und auf dem OBS-PC weiter an OBS gearbeitet werden.
Für den Beamer 2 (B2) eignet sich ein normaler Laptop mit Mensch, der auf diesem per Drag and Drop die jeweiligen Dateien bzw. das entsprechende OpenSlides-Browserfenster auf den Beamer zieht.
Die Protokollanten (auch der Mensch vom StaPF, der live Resolutionen mittippt) bekommen am Besten je einen Laptop. An einen dieser Laptops kann ein zusätzlicher Monitor angeschlossen werden, über welchen die Redeliste im Browserfenster angezeigt wird.
Analog sollte auch für die Redner in der Nähe des Rednerpults (Sichtbarkeit beachten!) z.B. ein Laptop mit zwei zusätzlichen Monitoren stehen, wobei der Laptop die Rednerliste spiegelt und die beiden Monitore die Signale des Haupt- und Nebenbeamers anzeigen. Um diese zu bekommen, eignet sich ein HDMI-Splitter, welcher aus einem HDMI-Signal 2 macht. So kann der Rechner, der für den jeweiligen Beamer zuständig ist, an den Splitter angeschlossen werden, welcher das Signal an den Beamer und an die Monitore am Rednerpult weiterleitet.
Schlussendlich muss beachtet werden, dass alle Rechner in einem eigenen LAN-Netzwerk sein müssen, da WLAN zu instabil ist und z.B. viele Rechner auf eine Rednerliste Zugriff haben müssen. Für Protokollanten kann man auch über eine lokale HackMD-Installation nachdenken, für den Menschen vom StaPF über eine ShareLaTeX-Version.

== Fazit ==

[[Datei:Aufbauplan_Plenum_Siegen_17.jpg|200px|thumb|right|Aufbauplan der ZaPF in Siegen ohne Ton- und Kameratechnik]]
Es gibt viel zu tun. Am Besten erstellt man sich frühzeitig einen Aufbauplan mit möglichst vielen Kabeln etc., um einen Überblick zu bekommen und während des ganzen Planungsprozesses schnell auf geänderte Gegebenheiten reagieren zu können. Beispielhaft ist der Aufbauplan der ZaPF in Siegen in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.
Nicht angesprochen wurde, dass das Plenum am besten mitgefilmt wird (zu Beginn fragen, ob das ungewünscht ist!), und der Hörsaal tontechnisch aufgerüstet werden muss (3 Handmikros - davon 1 Ersatz - , 2-3 Headset-Mikros, Aufladegeräte dafür) und evtl. ein Mischpult von einem Menschen beaufsichtigt werden muss für den Fall, dass eine Rückkopplung entsteht. Außerdem sollte das Plenum stromtechnisch mit Verteiler und Mehrfachsteckdosen ausgerüstet werden, wenn möglich und nötig. Im Idealfall kümmert sich das Rechenzentrum und ein Dezernat der Uni um die letzten Punkte.
Des Weiteren dient z.B. eine kleine Playlist an ruhigen, wenig bekannten Liedern, um in Pausen nach stressigen Diskussionen ein bisschen Ruhe einkehren zu lassen.
Schlussendlich muss jedes Orga-Team selbst wissen, wie viel Zeit für die Organisation der Punkte aufgebracht werden sollte. Wenn man sein System aber gut kennt, ist man in der Lage, auch auf spontane, große Probleme ruhig und sinnvoll zu reagieren.

== Musikvorschläge ==

Für die ruhige Musik empfehlen sich gerade deshalb weniger bekannte Lieder, da über die Hörsaalboxen (und bei der niedrigen Lautstärke) niemand deren Qualität sinnvoll abschätzen kann (die Boxen sind nicht gut genug dafür), sodass niemand sich über die nach seinem Geschmack schlechte Musik beschwert. Gerade, wenn die Musik dazu da ist, um Ruhe einkehren zu lassen, ist das stark von Vorteil. Zeitgleich bedeutet das auch, dass die Musik nicht besonders hochwertig sein muss (aber natürlich kann). Folgende, im Zweifel auf YouTube auffindbare Lieder, deren Nutzung NICHT unter die GEMA fällt, wurden z.B. in Siegen gespielt:
* Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
* Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
* Gee - Swing It
* Gee - Pixelbeat
* Gee - Electroswing
* Gee - Lupo
* Gee - Easy Things
* Gee - ContraPulse
* Gee - Funkjunk
* TheFatRat - Jackpot (Jackpot EP Track 1)
* Gee - In The Lounge
* Vindsvept - Never Stand Alone ft. Jason Kay
* Action Music - Vindsvept - Flying High
* Blue Paradise - by NB
* ProleteR - Faidherbe square
* Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
* Vindsvept - A Song from the Deep
* Digital Math - Joystick
* TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
* Doctor Vox - Wasting Time
* Kevin MacLeod ~ Brittle Rille
* Siren - Run Away
* JJD - Adventure
* OurMusicBox - 'Into Uncertainty'
* DOCTOR VOX - Heatstroke
* DOCTOR VOX - Hero
* Vindsvept - In Honour of the King, part two
* Gee - Ryakknar
* Vindsvept - Leaving the Dream
* Vindsvept - Light the Bonfire
* Gee - Das ZanderTheme (ZanderLP Intro Song)

Eine andere ZaPF empfiehlt: Die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

HowTo ZaPF

2018-02-12T14:31:51Z

Benedikt (WWU): Plenen-Teil überarbeitet mit Erfahrungen aus Siegen 17

Wie organisiert man eine ZaPF?

= Erfahrungen =
Dieses HowTo wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* überarbeitet in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

== Unterkunft ==

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt
* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

== Räume ==

* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
* Tagungsbüro
* Lagerkapazität für Gepäck
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

== Gelder ==

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung:
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen
XXXXX"

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Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎]]

== Spenden ==

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

== (Zeit) Planung ==

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt
* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

== Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen ==

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

== Website ==

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

== Einladung ==

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

=== Packliste ===

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

== Anmeldung ==

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

== Ankunft ==

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

== Einchecken ==

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

== Abmeldung ==

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: '''Plenumsinhalt''' und '''Plenumstechnik'''.
Ersterer ist im Artikel [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:
* Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
* Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
* Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
* Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
* In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in [[HowTo_Plenumstechnik|HowTo ZaPF: Plenumstechnik]] zu finden.
* Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
* AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

== Arbeitskreise ==

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

== Helfer ==

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

* Backup für den Krankheitsfall einplanen
* Externe Leute für die Exkursionen finden
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ==

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

== Exkursionen ==

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

== Verkehrsmittel ==

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

== Kneipentour ==

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

== Party ==

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Must Haves:
** Blümchen – Boomerang
** Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
** Ralph – Ente Ente Ente
** Scooter – Hyper Hyper
** The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
* Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
** Das Steigerlied
** Männer mit Bärten (Düsseldorf)
** Sailor Moon Intro
** Was wollen wir Trinken
** Backstreet Boys (fast alles)
** Basshunter – Tetris
** Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
** Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
** Herbert Grönemeyer – Bochum
** Herbert Grönemeyer – Männer
** Kaoma – Lambada
** Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
** Mathias Reim – Medley (Bonn)
** Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
** Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
** Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
** Prinzen – Alles Nur Geklaut
** Prinzen – Medley (Bonn)
** Seed – Alles neu (Berlin)
** Seed – Dickes B
** Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
** Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
** Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
** The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
** Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
** Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

== Ausleihen ==

* falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

== Tagungsheft ==

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

== Fachvortrag ==

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

== Aufräumen ==

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Sonstiges ==

* Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

=Beispiele=
==Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen==
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

==HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's==
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:HowTo]]
[[Kategorie:ZaPF]]

HowTo Plenumstechnik

2018-02-12T14:31:29Z

Benedikt (WWU): Artikel nach den Erfahrungen der ZaPF in Siegen, WiSe 17 erstellt

Datei:Aufbauplan Plenum Siegen 17.jpg

2018-02-12T14:27:47Z

Benedikt (WWU): Aufbauplan der Plenumstechnik (Ohne Tontechnik und Kamera!) in Siegen im Winter 2017.

Aufbauplan der Plenumstechnik (Ohne Tontechnik und Kamera!) in Siegen im Winter 2017.

HowTo ZaPF

2018-02-12T13:41:29Z

Benedikt (WWU): Siegen ergänzt

Wie organisiert man eine ZaPF?

= Erfahrungen =
Dieses HowTo wurde
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]
* überarbeitet in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]
* ergänzt in [[WiSe17|Siegen (WS 17)]]

== Unterkunft ==

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt
* Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
* Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

== Räume ==

* Seminarräume sind nicht immer zu haben.
* Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
* Tagungsbüro
* Lagerkapazität für Gepäck
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

== Gelder ==

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung:
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert.
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen
XXXXX"

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Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:[[Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf‎]]

== Spenden ==

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

== (Zeit) Planung ==

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt
* Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
* An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
* Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
* Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

== Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen ==

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.
Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.
Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden.
Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

== Website ==

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

== Einladung ==

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

=== Packliste ===

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

* Taschenlampe
* Mehrfachsteckdosen
* Netzwerkkabel

== Anmeldung ==

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

== Ankunft ==

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

== Einchecken ==

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

== Abmeldung ==

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

== Plenen ==

Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.

Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.

Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.

In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.

Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.

=== Arbeitskreisverteilung ===

AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.

== Arbeitskreise ==

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

== Helfer ==

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

* Backup für den Krankheitsfall einplanen
* Externe Leute für die Exkursionen finden
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
* Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ==

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

== Exkursionen ==

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

== Verkehrsmittel ==

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

== Kneipentour ==

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

== Party ==

* Die Party ist wichtig!
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
* Habt euren DJ in der Hand!
* Must Haves:
** Blümchen – Boomerang
** Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
** Ralph – Ente Ente Ente
** Scooter – Hyper Hyper
** The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
* Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
** Das Steigerlied
** Männer mit Bärten (Düsseldorf)
** Sailor Moon Intro
** Was wollen wir Trinken
** Backstreet Boys (fast alles)
** Basshunter – Tetris
** Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
** Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
** Herbert Grönemeyer – Bochum
** Herbert Grönemeyer – Männer
** Kaoma – Lambada
** Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
** Mathias Reim – Medley (Bonn)
** Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
** Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
** Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
** Prinzen – Alles Nur Geklaut
** Prinzen – Medley (Bonn)
** Seed – Alles neu (Berlin)
** Seed – Dickes B
** Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
** Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
** Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
** The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
** Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
** Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

== Ausleihen ==

* falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und
* Benutzungsgebühren vorher abmachen
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

== Tagungsheft ==

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

== Fachvortrag ==

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

== Aufräumen ==

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

== Sonstiges ==

* Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

=Beispiele=
==Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen==
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]
* [[Orga-Dokumentation_SS17_Berlin|SS 17 in Berlin]]

==HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's==
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]

[[Kategorie:Anleitungen]]
[[Kategorie:Orga-Doku]]
[[Kategorie:HowTo]]
[[Kategorie:ZaPF]]

WiSe17

2017-08-21T10:52:29Z

Benedikt (WWU): Syntax des Headers an Design angepasst

{{ZaPFSeite
|Praefix = WiSe 2017
|WiSo = Winter
|Jahr = 2017
|Stadt = Siegen
|Termin= 28. Oktober bis 01. November 2017
|Spitzname = #ZaPFwirdSiegen
|Logo = Logo_Siegen_WS17.png
|Website = https://siegen.zapf.in/
}}

== Formalia und Besonderheiten ==
* Die ZaPF in Siegen geht von '''Samstag''' den '''28. Oktober 2017''' bis '''Mittwoch''' den '''01. November 2017'''. Ja, wir haben eine ZaPF von Samstag bis Mittwoch. In NRW sind alle Tage bis auf Montag Feiertage. Daher haben wir auf Grund der Campusgröße die ZaPF dahinlegen müssen um den nötigen Platz für die ZaPF zur Verfügung zu haben.

* An der Freigabe der Anmeldung arbeiten wir fieberhaft. Sobald die freigegeben ist, werdet ihr über die üblichen Kanäle benachrichtigt ;) (Email, Brief, etc)

* Check-In an der Tagung ist am Samstag ab 14:00 Uhr an den Schlafplätzen möglich. Sobald das Anfangsplenum beginnt wird das Check-In in das Tagungsbüro verlegt. (Siehe Karte)

* WICHTIG: Das Abschlussplenum findet '''Dienstag Abend''' statt. Die Unterkünfte stehen bis Mittwochmittag 12:00 Uhr für alle zur Verfügung.

* Es wird am Mittwoch die Möglichkeit geben Seminarräume für Workshops zu bekommen. Ziel ist, dass Workshops die für die inhaltliche Arbeit der ZaPF nicht relevant sind (z.B. Crypto-WS) aus dem regulären Betrieb herauszuziehen und somit die Arbeitkreisverteilung zu entspannen.

* Die ZaPF beginnt erst Samstag und nicht Freitag, da die ZaPF auch ohnehin länger ist als andere Winter-ZaPFen und wir die ZaPF nicht länger als eine Sommer-ZaPF machen wollen. Ebenso ist es auf Grund des Vorlesungsbetriebes am Freitag nicht ordentlich möglich zu Freitag hin die nötigen Vorbereitungen für die ZaPF zu treffen.

* DISCLAIMER: Die aktuellsten Informationen sind auf der Homepage der ZaPF in Siegen zu finden. Die Informationen hier werden höchstens verzögert aktualisiert. Die Homepage findet ihr unter: [https://siegen.zapf.in/ https://siegen.zapf.in/]

* Zwischen jedem AK Slot ist im Zeitplan eine lange Pause eingezeichnet. Jede Pause dauert eine Stunde und dient zur Vervollständigung der Protkolle und des Austausches. (Der lange Slot ist also nicht falsch. ;) )

== Zeitplan ==

[[Bild:ZeitplanSiegen.png|800px|''Zeitplan der ZaPF in Siegen'']]

== Arbeitkreise ==
[[WiSe17_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]

== Karte der Umgebung ==

[[Bild:zapf_map.png|800px|''Zeitplan der ZaPF in Siegen'']]

Der Fußweg von Bahnhof zum Schlafplatz führt durch eine Unterführung und dauert keine 5 Minuten.

----
Rechtschreibfehler Schluss Verkauf: RSV -- Rabatt 100 %, Wer sie findet, darf sie behalten.

Datei:ZaPFSiegen.png

2017-08-21T10:44:51Z

Benedikt (WWU): Benedikt (WWU) lud eine neue Version von Datei:ZaPFSiegen.png hoch

Das Logo der ZaPF in Siegen.

WiSe17

2017-08-21T10:42:30Z

Benedikt (WWU): Link zum Logo angepasst

{| style="float:right; width:300px; font-size:95%; border:1px solid #000"
! colspan="2" bgcolor="#009ac1" | WinterZaPF 2017
|-
| colspan="2" | [[Bild:Logo_Siegen_WS17.png|300px|''#ZaPFwirdSiegen'']]
|-
| '''Wann:'''
| vom 28. Oktober bis 01. November 2017
|-
| '''Wo:'''
| Siegen, Emmy-Noether-Campus
|-
| '''Website:'''
| [https://siegen.zapf.in/ #ZaPFwirdSiegen]
|}

== Formalia und Besonderheiten ==
* Die ZaPF in Siegen geht von '''Samstag''' den '''28. Oktober 2017''' bis '''Mittwoch''' den '''01. November 2017'''. Ja, wir haben eine ZaPF von Samstag bis Mittwoch. In NRW sind alle Tage bis auf Montag Feiertage. Daher haben wir auf Grund der Campusgröße die ZaPF dahinlegen müssen um den nötigen Platz für die ZaPF zur Verfügung zu haben.

* An der Freigabe der Anmeldung arbeiten wir fieberhaft. Sobald die freigegeben ist, werdet ihr über die üblichen Kanäle benachrichtigt ;) (Email, Brief, etc)

* Check-In an der Tagung ist am Samstag ab 14:00 Uhr an den Schlafplätzen möglich. Sobald das Anfangsplenum beginnt wird das Check-In in das Tagungsbüro verlegt. (Siehe Karte)

* WICHTIG: Das Abschlussplenum findet '''Dienstag Abend''' statt. Die Unterkünfte stehen bis Mittwochmittag 12:00 Uhr für alle zur Verfügung.

* Es wird am Mittwoch die Möglichkeit geben Seminarräume für Workshops zu bekommen. Ziel ist, dass Workshops die für die inhaltliche Arbeit der ZaPF nicht relevant sind (z.B. Crypto-WS) aus dem regulären Betrieb herauszuziehen und somit die Arbeitkreisverteilung zu entspannen.

* Die ZaPF beginnt erst Samstag und nicht Freitag, da die ZaPF auch ohnehin länger ist als andere Winter-ZaPFen und wir die ZaPF nicht länger als eine Sommer-ZaPF machen wollen. Ebenso ist es auf Grund des Vorlesungsbetriebes am Freitag nicht ordentlich möglich zu Freitag hin die nötigen Vorbereitungen für die ZaPF zu treffen.

* DISCLAIMER: Die aktuellsten Informationen sind auf der Homepage der ZaPF in Siegen zu finden. Die Informationen hier werden höchstens verzögert aktualisiert. Die Homepage findet ihr unter: [https://siegen.zapf.in/ https://siegen.zapf.in/]

* Zwischen jedem AK Slot ist im Zeitplan eine lange Pause eingezeichnet. Jede Pause dauert eine Stunde und dient zur Vervollständigung der Protkolle und des Austausches. (Der lange Slot ist also nicht falsch. ;) )

== Zeitplan ==

[[Bild:ZeitplanSiegen.png|800px|''Zeitplan der ZaPF in Siegen'']]

== Arbeitkreise ==
[[WiSe17_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]

== Karte der Umgebung ==

[[Bild:zapf_map.png|800px|''Zeitplan der ZaPF in Siegen'']]

Der Fußweg von Bahnhof zum Schlafplatz führt durch eine Unterführung und dauert keine 5 Minuten.

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Rechtschreibfehler Schluss Verkauf: RSV -- Rabatt 100 %, Wer sie findet, darf sie behalten.

Datei:Logo Siegen WS17.png

2017-08-21T10:41:34Z

Benedikt (WWU): Logo der Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften in Siegen im Wintersemester 2017/18

Logo der Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften in Siegen im Wintersemester 2017/18

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:54:05Z

Benedikt (WWU): /* Vorstellung des AKs */

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB)

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können. Der Themenbereich "Diskussionsplattform zwischen den ZaPFen & Alternativen für's Zwischenplenum" soll dabei erstmals diskutiert werden.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Aus der Organisation der ZaPF in Siegen heraus ist die Frage entstanden, ob eine Diskussionsplattform in Form eines Forums (wie Discourse) oder Social Networks als Diskussionsplattform für AK-Themen zwischen den ZaPFen und evtl. sogar als Alternative für das Zwischenplenum in Frage kommt - Langfristig mit dem Hintergedanken, dass sich gerade bei WinterZaPFen das Zwischenplenum oft in die Länge zieht und eine direkte Diskussion eben über ein Forum evtl. zielführender sein kann - Und kurzfristig, um eine Diskussionsplattform außerhalb der AKs zu bieten. Hier soll die Sinnhaftigkeit einer solchen Plattform erarbeitet werden.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:32:38Z

Benedikt (WWU): /* Einleitung/Ziel des AK */ Themenbereich "Alternative Zwischenplenum/Diskussionsplattform zwischen den ZaPFen" ergänzt

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB), Benni (Siegen), Benedikt (WWU)

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können. Der Themenbereich "Diskussionsplattform zwischen den ZaPFen & Alternativen für's Zwischenplenum" soll dabei erstmals diskutiert werden.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Aus der Organisation der ZaPF in Siegen heraus ist die Frage entstanden, ob eine Diskussionsplattform in Form eines Forums (wie Discourse) oder Social Networks als Diskussionsplattform für AK-Themen zwischen den ZaPFen und evtl. sogar als Alternative für das Zwischenplenum in Frage kommt - Langfristig mit dem Hintergedanken, dass sich gerade bei WinterZaPFen das Zwischenplenum oft in die Länge zieht und eine direkte Diskussion eben über ein Forum evtl. zielführender sein kann - Und kurzfristig, um eine Diskussionsplattform außerhalb der AKs zu bieten. Hier soll die Sinnhaftigkeit einer solchen Plattform erarbeitet werden.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:29:50Z

Benedikt (WWU): /* Vorstellung des AKs */

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB), Benni (Siegen), Benedikt (WWU)

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können. Der Themenbereich "Diskussionsplattform zwischen den ZaPFen & Alternativen für's Zwischenplenum" soll dabei erstmals diskutiert werden.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:28:24Z

Benedikt (WWU): /* Vorstellung des AKs */

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB), Benni (Siegen), Benedikt (WWU)

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können.

Des Weiteren soll die Frage besprochen werden, ob eine Diskussionsplattform in Form eines Forums (wie Discourse) oder Social Networks als Diskussionsplattform für AK-Themen zwischen den ZaPFen und evtl. sogar als Alternative für das Zwischenplenum in Frage kommt - Langfristig mit dem Hintergedanken, dass sich gerade bei WinterZaPFen das Zwischenplenum oft in die Länge zieht und eine direkte Diskussion eben über ein Forum evtl. zielführender sein kann - Und kurzfristig, um eine Diskussionsplattform außerhalb der AKs zu bieten.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:27:26Z

Benedikt (WWU): /* Vorstellung des AKs */

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB), Benni (Siegen), [[user:Benedikt (WWU)|Benedikt (WWU)]]

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können.

Des Weiteren soll die Frage besprochen werden, ob eine Diskussionsplattform in Form eines Forums (wie Discourse) oder Social Networks als Diskussionsplattform für AK-Themen zwischen den ZaPFen und evtl. sogar als Alternative für das Zwischenplenum in Frage kommt - Langfristig mit dem Hintergedanken, dass sich gerade bei WinterZaPFen das Zwischenplenum oft in die Länge zieht und eine direkte Diskussion eben über ein Forum evtl. zielführender sein kann - Und kurzfristig, um eine Diskussionsplattform außerhalb der AKs zu bieten.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:26:59Z

Benedikt (WWU): /* Vorstellung des AKs */

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB), Benni (Siegen), [[user:Benedikt|Benedikt (WWU]]

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können.

Des Weiteren soll die Frage besprochen werden, ob eine Diskussionsplattform in Form eines Forums (wie Discourse) oder Social Networks als Diskussionsplattform für AK-Themen zwischen den ZaPFen und evtl. sogar als Alternative für das Zwischenplenum in Frage kommt - Langfristig mit dem Hintergedanken, dass sich gerade bei WinterZaPFen das Zwischenplenum oft in die Länge zieht und eine direkte Diskussion eben über ein Forum evtl. zielführender sein kann - Und kurzfristig, um eine Diskussionsplattform außerhalb der AKs zu bieten.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]

WiSe16 AK ZdZ Selbstreflexion

2016-11-09T23:26:41Z

Benedikt (WWU): /* Vorstellung des AKs */

== Vorstellung des AKs==
'''Verantwortliche/r:''' [[user:karola|Karola (UP)]], Mascha (TUB), Benni (Siegen), [[user:Benedikt (WWU)|Benedikt (WWU]]

Dieser Austausch-AK zum Themenkomplex "Zukunft der ZaPF" soll weitergeführt werden und zur Verbesserung der ZaPF beitragen. Aufbauend auf den Ergebnissen der ZaPF am See soll hier weiter gearbeitet werden. Einige Arbeitskreise konnten abgeschlossen werden, bei einigen sind noch Punkte offen, die gerne besprochen werden können.

Des Weiteren soll die Frage besprochen werden, ob eine Diskussionsplattform in Form eines Forums (wie Discourse) oder Social Networks als Diskussionsplattform für AK-Themen zwischen den ZaPFen und evtl. sogar als Alternative für das Zwischenplenum in Frage kommt - Langfristig mit dem Hintergedanken, dass sich gerade bei WinterZaPFen das Zwischenplenum oft in die Länge zieht und eine direkte Diskussion eben über ein Forum evtl. zielführender sein kann - Und kurzfristig, um eine Diskussionsplattform außerhalb der AKs zu bieten.

In Vorbereitung auf diesen AK sollten die Protokolle der ZdZ-AKe aus Konstanz nachgelesen werden. Auf der [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPF_Themenzusammenfassung|Themenseite]] der ZaPF am See sind die Arbeitskreise und Protokolle aufgelistet. Sonstige Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Wenn die Protokolle gelesen wurden und eine eigene Meinung gebildet wurde, kann sich gerne in diesen AK eingebracht werden.

= Arbeitskreis: Selbstreflexion der ZaPF =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
; Beginn
: HH:MM Uhr
; Ende
: HH:MM Uhr
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
; Anwesende Fachschaften

























































== Einleitung/Ziel des AK ==

Was ist aus den letzten Arbeitskreisen übrig geblieben?

Der Arbeitskreis [[SoSe16_AK_AK_Gestaltung|AK-Gestaltung]] wurde abgeschlossen und die Ideen in Dresden eingebracht. Eventuell kurzes Feedback, wie die AK-Eintragung im Wiki lief.

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Zukunft_der_ZaPFen|Zukunft der ZaPFen]] wurden einige Themen nicht geschafft. Diese sollen in diesem AK abgehandelt werden.

* Umgang mit den AK-Berichten (bei langen Endplenen gehen diese gern unter)
** Mehr Zeit während des Zwischenplenums?
** Aushang der Kurzberichte der AKe noch während der ZaPF?
** Zum Teil wurden im Abschlussplenum inhaltliche Diskussionen geführt, die eher im AK selber oder im Backup AK hätten stattfinden sollen
** Als ZaPFikon hat man immer weniger Zeit, sich außerhalb der AK-Slots, Plena und anderem Rahmenprogramm sich mit anderen Themen zu befassen und evtl auch noch inhaltlichen Input zu geben (Problem, dass Backup-AK oft schon vollgelegt wurden

Hierfür wurde schon der Ablaufplan von Berlin besprochen, der als Alternative zu den üblichen ZaPF-Abläufen dienen kann. Weitere Ideen können gerne eingebracht werden.

* Streamen der Plenen?

* Soll eine Kontingentierung oder Vorzugsbehandlung bspw für Lehramtsstudis eingeführt werden?

* Informationseliten. Es gibt mittlerweile einen StaPF/Dunstkreis-Verteiler und den normalen ZaPF-Verteiler. Wie wollen wir mit der Informationsweitergabe umgehen. Z.B. VG Wort wurde nur über StAPF gemacht, ZaPFika haben selten eine Ahnung. Aber wollen wir die ZaPF-List zuspammen?

Im Arbeitskreis [[SoSe16_AK_Selbstreflektion_der_ZaPF|Selbstreflektion der ZaPF]] wurden vielen Themen zur Selbstverständnis geklärt. Hier soll als Weiterführung geklärt werden, ob einige der abgeneigten FS positiver auf die ZaPF gestimmt sind, was sich in der Nach-/Vorbereitung verändert hat und ob sich das Bild der ZaPF gewandelt hat.

Wer weitere Themen und Vorschläge für diesen AK hat, kann diese Themen/Ideen/Anregungen/Fragen gerne ab hier in das Wiki schreiben. Bitte mit Namen und Uni schreiben.

== Protokoll ==

== Zusammenfassung ==



[[Kategorie:AK-Protokolle]]
[[Kategorie:WiSe16]]